Bài viết này, SAM sẽ không dành thời gian giải thích cặn kẽ về khái niệm Kaizen – 5S bởi lẽ nó đã là thuật ngữ quá quen thuộc khá phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất. Nhưng, “biết” chưa chắc đã “hiểu” và hơn nữa “hiểu” chưa chắc đã “hiểu đúng”. Điều đáng sợ nhất chính là sự ngộ nhận đã thực hành đúng triết lý Kaizen – 5S trong Doanh nghiệp nhưng luôn tự vấn vì sao mãi chẳng thấy hiệu quả đâu.
Qua thực tiễn, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy cải tiến KaizenNhật Bản không có gì là quá cao xa mà có thể ứng dụng tốt trong các doanh nghiệp sản xuất. Trước hết vì nó đơn giản, ít tốn kém, thu hút số đông người tham gia, tỷ lệ sáng kiến chấp nhận áp dụng cao, số tiền tiết kiệm do cải tiến mang lại được tích tiểu thành đại, vì thế mà nâng cao.
Mặc dù vậy, nhưng ứng dụng cải tiến Kaizen đối với doanh nghiệp sản xuất Việt Nam có vẻ như không dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp thử nghiệm mô hình này cho biết kết quả thu được không được như mong muốn, số lượng đề xuất cải tiến của công nhân ít ỏi, không có giá trị thực tiễn và mâu thuẫn với quy định quản lý. Dù doanh nghiệp đã có chính sách khuyến khích bằng văn bản, có cơ chế khen thưởng rõ ràng, đã bố trí hòm thư góp ý để tiếp nhận đề xuất cải tiến nhưng người lao động không mấy hào hứng với công việc này. Mặt khác, một số ý tưởng đưa ra nghiêng về phía đề nghị hơn là cái tiến khiến lãnh đạo các doanh nghiệp rầu rĩ, thưởng thì không đáng, không thưởng lại vô tình triệt tiêu động lực trong anh em. Vậy đâu là nguyên nhân?!
Theo các chuyên gia Kaizen Nhật Bản, nguyên nhân chính của tình trạng trên thường do các sai lầm như:
- Chỉ nhấn mạnh đến mục tiêu hiệu quả mà coi nhẹ mục tiêu động viên thu hút đông đảo mọi người tham gia cải tiến, coi nhẹ mục tiêu phát triển kỹ năng, nâng cao chất lượng công việc người lao động.
- Chiến lược và cơ chế cải tiến của doanh nghiệp không phù hợp với thực tế. Chẳng hạn như thủ tục đề xuất cải tiến quá cứng nhắc, phiền phức làm người lao động mất hứng thú, ngại đề xuất.
- Thường xuyên chỉ trích, thể hiện thái độ coi thường đề xuất cải tiến của người lao động nên gây ra phản ứng bất hợp tác từ phía họ.
- Các nhà quản lý thụ động chờ đợi đề xuất cải tiến của cấp dưới, trong khi đúng ra là họ phải tăng cường làm việc, trao đổi thường xuyên với cấp dưới để lắng nghe yêu cầu và tiếp thu ý tưởng đề xuất cải tiến của họ.
- Việc xem xét phê duyệt cũng như động viên khen thưởng cho vấn đề này chỉ quyết định ở cấp lãnh đạo cao nhất, nên nhiều khi không kịp thời và thiếu chính xác, trong khi đúng ra phải làm nhiều ở cấp cơ sở, gắn với công việc cụ thể.
- Đề xuất cải tiến quá rộng, quá lớn, đề xuất cải tiến quá chung chung. Kết quả là doanh nghiệp chỉ nhận được vô số đề xuất thiếu cân nhắc, nặng về yêu cầu đòi hỏi, không rõ hiệu quả, chỉ làm tăng chi phí và chất thêm gánh nặng công việc cho người khác.
- Việc xem xét đánh giá chậm trễ, hoặc không phản hồi gì với ý kiến đề xuất sẽ làm người đề xuất sớm thất vọng và nản lòng. Một đánh giá nhận xét vô tình, không khách quan nhiều khi cũng có thể giết chết nỗ lực sáng kiến cải tiến của người lao động,…
Đối với doanh nghiệp sản xuất lần đầu áp dụng hệ thống cải tiến Kaizen Nhật Bản, các chuyên gia Nhật Bản khuyên rằng không nên cầu toàn, đòi hỏi phải hoàn hảo ngay từ đầu. Thống kê số đông cho thấy có tỷ lệ rất phổ biến là 2-6-2. Nghĩa là chỉ có 20% số nhân viên hào hứng với cải tiến, 20% khác sẽ bất hợp tác và chống đối. Số nhân viên lừng chừng ở giữa là 60%. Một hệ thống cải tiến được coi là thành công khi lôi kéo được 60% số nhân viên lừng chừng ở giữa. Thực hành Kaizen – 5S theo 3 giai đoạn:
· Giai đoạn đầu: các doanh nghiệp nên tập trung vào mục tiêu số đông nhân viên tham gia và số lượng sáng kiến đề xuất, cho nên thủ tục phải rất đơn giản, không đòi hỏi quá cao về tính khả thi.
· Giai đoạn hai: tập trung nhiều hơn tính khả thi và qui chuẩn hóa hệ thống cải tiến.
· Giai đoạn ba: doanh nghiệp mới tập trung nhiều vào vấn đề tăng năng suất và hiệu quả kinh tế của đề xuất cải tiến….
Để thực hiện Kaizen, các nhà quản lý phải làm tốt các bước:
- Trợ giúp nhân viên nhận dạng được vấn đề và đề xuất được ý tưởng
- Nhanh chóng đánh giá phản hồi và động viên nhân viên có ý tưởng tốt
- Tạo điều kiện cho nhân viên thử nghiệm sáng kiến.
- Khi thành công thì nhanh chóng công bố sáng kiến và khen thưởng kịp thời cho nhân viên.
Nói tóm lại, áp dụng cải tiến Kaizen Nhật Bản đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải quyết tâm, kiên nhẫn, thực hiện bài bản, có chiến lược, có cơ chế và phương pháp thích hợp. Hãy đến với Khóa học “Hiểu đúng và thực hành đúng Kaizen – 5S” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM để cùng những giảng viên của SAM là nhưng chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực này tư vấn cho doanh nghiệp bạn những “góc khuất” trong ứng dụng Kaizen – 5S dẫn đến tình trạng “cải hoài vẫn chẳng tiến” và “tiền mất tật mang”.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua
Số điện thoại: (028)3938 1118 - 3938 1119
Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn