Những điều cần tránh để quản lý kho hiệu quả

Đối với các Doanh nghiệp nói chung và những Doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất nói riêng thì việc quản lý kho luôn chiếm một vị trí quan trọng. Tuy nhiên, không phải quá trình quản lý nào cũng diễn ra suôn sẻ mà không gặp khó khăn. Bài viết này, bạn hãy cùng Trường SAM tìm hiểu về những điều cần tránh để giúp bạn quản lý kho hiệu quả hơn.

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập - xuất - tồn kho, chuyển kho... Đây là một công việc tương đối vất vả, Doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa cần quản lý trong kho cũng ngày càng tăng cao. Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí, đảm bảo không làm gián đoạn quá trình sản xuất và tăng doanh thu cho Doanh nghiệp.

Trong quá trình quản lý kho, các Doanh nghiệp thường gặp các vấn đề sau:

1.   Sắp xếp kho thiếu khoa học.

Công việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập và xuất hàng hóa trong kho. Việc sắp xếp các loại hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học còn giúp tiết kiệm diện tích kho và giảm thời gian cũng như chi phí lưu – vận hành kho. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều Doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong công đoạn sắp xếp hàng hóa trong kho.

Điều cần làm là bạn hãy xem xét thật kỹ về đặc tính hàng hóa đó và cách di chuyển khi xuất, nhập kho để sắp xếp vị trí sao cho hợp lý nhất. Đồng thời, cần xây dựng và tối ưu hóa sơ đồ của kho hàng để việc quản lý kho được dễ dàng và bao quát hơn.

2.   Hàng tồn kho nhiều quá mức.

Hàng tồn kho hay còn được gọi là hàng lưu kho, là những tài sản được Doanh nghiệp sắp xếp trong kho để đưa vào sản xuất hoặc bán ra thị trường. Quản lý hàng tồn kho là quá trình lên kế hoạch đặt hàng, giải quyết lượng hàng còn tồn,…sao cho giảm thiểu tối đa chi phí mà vẫn không làm gián đoạn quá trình sản xuất tại Doanh nghiệp. Hàng tồn kho thường có 3 loại: nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

Theo số liệu khảo sát tại các Doanh nghiệp có kho/bãi thì đa số lượng hàng tồn kho thường chiếm từ 40-50% trong tổng tài sản. Chính vì vậy mà việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với Doanh nghiệp.

3.   Chưa chú trọng việc đào tạo nhân viên kho

Việc đào tạo cho nhân viên về nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn là điều vô cùng cần thiết đối với các Doanh nghiệp. Bởi vì một công việc muốn có hiệu quả tốt thì phải được thực hiện bởi những nhân viên có kỹ năng cao và chuyên môn giỏi. Khi Doanh nghiệp chú trọng đến việc đào tạo nhân viên thì hiệu quả và năng suất công việc sẽ được nâng cao, nhờ đó mà doanh thu cũng tăng lên theo.

4.   Không có kế hoạch cụ thể

Một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn có được cái nhìn bao quát và dễ dàng trong việc quản lý, sử dụng hàng hóa trong kho cũng như kế hoạch phương án dự phòng khi có bất cứ vấn đề nào xảy ra trong quá trình quản lý kho tại Doanh nghiệp của bạn.

Bạn cần xây dựng một kế hoạch dự phòng để ứng phó kịp thời nhằm hạn chế thiệt hại cho Doanh nghiệp. Ví dụ một vài vấn đề thường gặp như: diện tích kho không chứa đủ hàng, khi nhu cầu của khách hàng lớn hơn nguồn cung cấp của Doanh nghiệp bạn hay thiếu kinh phí nhập hàng,…

5.   Thiếu tính an toàn trong quản lý kho.

Bất cứ một tai nạn nào xảy ra điều sẽ gây tổn thất về mặt thời gian, tiền bạc và cả tinh thần làm việc của nhân viên. Nhân viên cũng sẽ chỉ làm việc tốt hơn trong một môi trường mà họ cảm thấy an toàn và được Doanh nghiệp chú trọng đến chính họ.

Vì vậy, Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất, hạ tầng kho nhằm hạn chế hư hỏng gây nguy hiểm cho người lao động hay ảnh hưởng đến chất lượng hàng trong kho. Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn kỹ thuật phòng cháy chữa cháy, huấn luyện cách sử dụng các trang thiết bị trong kho cho thành thạo nhất.

6.   Không chú trọng đến việc vệ sinh nhà kho.

Việc đảm bảo vệ sinh trong kho là một trong những việc làm rất cần thiết để quản lý kho hiệu quả. Khi hàng hóa trong kho không được sắp xếp gọn gàng sẽ khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn, mất thời gian và làm thu hẹp không gian chứa hàng.

Ngoài ra, nếu không tiến hành vệ sinh cho kho thường xuyên dẫn đến môi trường không đảm bảo sẽ khiến hàng hóa dễ bị hư hỏng, ẩm mốc, bám bụi,… Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của Doanh nghiệp bạn.

7.   Lơ là công tác kiểm kê hàng hóa trong kho

Kiểm kê hàng hóa là việc kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho có trùng khớp với số liệu ghi nhận ban đầu hay không. Hoạt động này đảm bảo giúp cho người quản lý luôn nắm được tình hình hàng hóa để đưa ra phương án quản lý tối ưu. Đồng thời, tránh việc thất thoát xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do hư hỏng trong quá trình sản xuất,… Doanh nghiệp nên thường xuyên tiến hành và duy trì việc kiểm kê hành hóa trong kho theo định kỳ.

Qua bài viết này, Trường SAM hi vọng bạn sẽ nắm rõ những điều cần tránh để việc quản lý kho đạt hiệu quả hơn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và góp phần tăng doanh thu cho Doanh nghiệp của bạn.

Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM