Sản xuất tinh gọn là một giải pháp hữu hiệu để lọai trừ lãng phí, giúp chuyển đổi lãng phí thành giá trị. Sản xuất tinh gọn giúp xác định rõ giá trị, sắp xếp các họat động tạo ra giá trị theo một quy trình tốt nhất, tiến hành các họat động này một cách liên tục theo yêu cầu và ngày càng hiệu quả. Sản xuất tinh gọn giúp sản xuất ngày càng hiệu quả, ngày càng ít tốn nguồn lực về con ngừơi, máy móc, thiết bị, thời gian và không gian; cung cấp đúng những gì khách hàng cần và đúng lúc khách hàng cần.
Womack & Jones đề ra 5 nguyên lý tinh gọn:
- Nguyên lý giá trị: Xác định giá trị.
- Nguyên lý chuỗi giá trị: Nhận dạng chuỗi giá trị
- Nguyên lý dòng chảy : Tạo dòng chảy
- Nguyên lý kéo : Kéo dòng chảy.
- Nguyên lý hòan hảo : Cải tiến liên tục đến hòan hảo.
Các nguyên lý tinh gọn là nền tảng của quá trình tư duy tinh gọn. Đầu tiên giá trị được xác định chính xác từ quan điểm khách hàng, tiếp theo là nhận dạng tòan bộ chuỗi giá trị là chuỗi các bước quá trình tạo ra giá trị, sau đó là tạo dòng chảy giá trị liên tục, nhanh và linh họat, kế đến là dòng chảy được kéo bởi nhu cầu khách hàng, và cuối cùng là cải tiến liên tục đến trạng thái hòan hảo.
1. Xác định giá trị
Nguyên lý tinh gọn đầu tiên của Womack & Jones là hiểu được giá trị, tiếp theo là loại bỏ lãng phí. Gia tăng giá trị còn quan trọng hơn là giảm thiểu lãng phí.
Giá trị là điểm bắt đầu của Sản xuất tinh gọn. Giá trị chỉ có ý nghĩa khi được mô tả theo một sản phẩm cụ thể thỏa nhu cầu khách hàng ở một thời điểm cụ thể với 1 giá cả cụ thể. Cần có quan điểm rõ ràng về những gì thực sự cần thiết. Xác định giá trị không đúng tạo ra sản phẩm không phù hợp yêu cầu khách hàng là lãng phí
Giá trị đựơc tạo ra bởi nhà sản xuất, tuy nhiên thường rất khó cho nhà sản xuất xác định được chính xác giá trị. Giá trị được xác định theo quan điểm khách hàng. Tuy nhiên, nhà sản xuất thường có khuynh hướng tạo ra sản phẩm thuận tiện theo hệ thống sản xuất của mình hay nghĩ rằng là tốt hay kinh tế cho khách hàng. Khi thiết kế sản phẩm, nhà sản xuất thường để ý đến các ràng buộc hay năng lực của hệ thống sản xúât của mình hơn là để ý nhu cầu khách hàng.
Với dịch vụ, giá trị thường được xác định là nhận đựơc đúng sản phẩm, với đúng số lượng, vào đúng lúc, với chất lượng hoàn hảo và giá cả hợp lý. Một trường đại học nếu xem khách hàng là các tổ chức sản xuất bên ngòai, sản phẩm là sinh viên tốt nghiệp, giá trị có thể được xác định là những kiến thức kỹ năng thể hiện ở chuẩn đầu ra của ngành đào tạo. Các chuẩn đầu ra này phải thực sự được xác định theo quan điểm khách hàng đã được xác định, chứ không phải là theo năng lực hiện có của trường hay ý muốn chủ quan của lãnh đạo hay quản lý.
Giá trị của một sản phẩm có thể được xác định theo chi phí mục tiêu. Theo tư duy tinh gọn, chi phí mục tiêu được xác định bởi nguồn lực đầu vào cần để tạo ra sản phẩm trong một điều kiện mọi lãng phí trong hệ thống sản xuất đã được lọai bỏ. Với các tổ chức sản xuất truyền thống, đầu tiên giá bán sản phẩm được xác định theo thị trừơng, sau đó là chi phí mục tiêu được xác định theo giá bán và lợi nhuận mong muốn. Với các tổ chức tinh gọn, đầu tiên chi phí mục tiêu đựơc xác định sau khi đã lọai bỏ lãng phí trong hệ thống theo tư duy tinh gọn, sau đó là giá bán được xác định theo chi phí mục tiêu và lợi nhuận mong muốn. Vì chi phí sản xuất được giảm thiểu qua lọai bỏ lãng phí nên các tổ chức tinh gọn có cơ hội để giảm thiểu giá thành sản phẩm hay tăng tính năng sản phẩm, chất lượng dịch vụ hậu mãi mà vẫn giữ giá thành, dẫn đến gia tăng lợi thế cạnh tranh và thị phần.
2. Nhận dạng chuỗi giá trị
a. Chuỗi giá trị
Sau khi đã xác định được giá trị, bước tiếp theo trong tư duy tinh gọn là nhận dạng chuỗi giá trị. Chuỗi giá trị là tập các họat động cho một sản phẩm bao gồm :
- Các họat động giải quyết vấn đề trong quá trình thiết kế và sản xuất sản phẩm.
- Các họat động quản lý thông tin trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, họach định và điều độ quá trình nhận nguyên vật liệu, sản xuất và giao hàng.
- Các họat động chuyển đổi vật lý trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, gia công lắp ráp thành phẩm cho khách hàng.
b. Sơ đồ chuỗi giá trị
Theo Womack & Jones, chuỗi giá trị nên được mô hình hóa theo sơ đồ. Sơ đồ chuỗi giá trị của một sản phẩm hay một họ sản phẩm bao gồm :
- Dòng vật tư
- Dòng thông tin
- Dòng vật tư biễu diễn các họat động chuyển đổi vật lý trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, gia công lắp ráp thành phẩm cho khách hàng. Dòng thông tin bao gồm các họat động quản lý thông tin, nhằm kiểm sóat dòng vật tư, trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, họach định và điều độ quá trình nhận nguyên liệu, sản xuất và giao hàng.
Cũng như Womack & Jones, Stalk & Hout khuyên sử dụng công cụ sơ đồ hóa quá trình và quy tắc vàng cạnh tranh theo thời gian : ‘ Không trì hõan họat động gia tăng giá trị bởi họat động không gia tăng giá trị. Nếu các bước không gia tăng giá trị là cần thiết thì có thể thực hiện song song với các bước gia tăng giá trị.’
c. Phân tích chuỗi giá trị
Phân tích chuỗi giá trị giúp phân lọai các họat động trong chuỗi giá trị :
- Hoạt động gia tăng giá trị.
- Họat động không gia tăng giá trị.
- Họat động không gia tăng giá trị là các họat động lãng phí. Lãng phí trong hệ thống thường rất nhiều và không nhận ra. Phân tích chuỗi giá trị giúp nhận dạng và giảm thiểu hay lọai bỏ lãng phí. Lãng phí sẽ được phân tích ở phần sau.
3. Tạo dòng chảy
Khi giá trị đã được xác định chính xác theo quan điểm khách hàng, sơ đồ chuỗi giá trị đã được xây dựng với sự lọai bỏ các bước lãng phí, bước tiếp theo của tư duy tinh gọn là tạo ra dòng chảy liên tục, nhanh và linh họat cho các bước gia tăng giá trị còn lại của chuỗi giá trị.
Henry Ford là người đầu tiên đã thấy được ưu điểm của tư duy dòng chảy. Vào năm 1913, ông đã phát minh ra dây chuyền lắp ráp , bằng cách bố trí máy móc theo sản phẩm, kết quả là năng suất gia tăng trong khi chi phí sản xuất giảm. Tuy nhiên dây chuyền lắp ráp năng suất cao chỉ phù hợp khi nhu cầu sản lượng cao.
Sau đệ nhị thế chiến, Taiichi Ohno cùng với các cộng sự, trong đó có Shigeo Shingo thấy rằng thách thức của tư duy dòng chảy liên tục là sản xuất với cở lô nhỏ. Để vượt qua thách thức này, cần có các công cụ chuyển đổi nhanh nhằm giảm thời gian thiết lập đồng thời sử dụng máy móc với công suất thích hợp với nhau, xếp cạnh nhau tạo dòng sản xuất.
a. Dòng chảy liên tục
Dòng chảy liên tục thể hiện ở dòng vật tư chảy liên tục không bị gián đọan, ngắt quảng, xếp hàng, chờ đợi. Để tạo dòng chảy liên tục cho các bước gia tăng giá trị, chuỗi giá trị cần tập trung theo quan điểm của đối tượng hay sản phẩm là hàng hóa trong hệ thống chế tạo hay khách hàng trong hệ thống dịch vụ, không nên theo quan điểm của các bộ phận hay các bước sản xuất của hệ thống sản xuất. Chuỗi giá trị nên được tổ chức theo theo quá trình hơn là theo chức năng.
Hệ thống sản xuất kinh điển thường được tổ chức theo các bộ phận chức năng, sản phẩm thường đựơc sản xuất theo lô và thường sắp hàng chờ đợi để được gia công lắp ráp trong hệ thống chế tạo hay được phục vụ trong hệ thống dịch vụ.
So với tư duy sản xuất hàng lọat và sắp hàng chờ đợi, tư duy dòng chảy liên tục không chỉ giảm thời gian, tăng năng suất mà còn cải tiến chất lượng, giảm thiểu hư hỏng, tái chế. Cần chuẩn bị tạo và duy trì dòng chảy liên tục. Cần có tầm nhìn với các chiến lược hướng đến dòng chảy liên tục. Các bước để tạo và duy trì dòng chảy liên tục:
Tập trung vào sản phẩm, có thể là bản vẻ thiết kế, là đơn hàng hay vật tư sản xuất, kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dòng di chuyển của sản phẩm.
Lọai bỏ các rào cản lên dòng chảy của sản phẩm bằng các tháo bỏ các bức tường vô hình giữa các bộ phận chức năng.
Tư duy lại thực tế công việc và các công cụ nhằm lọai bỏ các nguyên nhân dẫn đến tái chế, hư hỏng, ngưng sản xuất nhằm thúc đẩy dòng chảy liên tục.
b. Dòng chảy nhanh và linh hoạt
Dòng chảy nhanh và linh họat là cơ bản cho mô hình sản xuất tinh gọn. Tạo dòng chảy nhanh và linh họat là phương cách tốt nhất để hệ thống sản xuất đạt được đồng thời năng suất và chất lượng. Hệ thống sản xuất tinh gọn cần hướng đến Dòng chảy nhanh và linh họat với các phương tiện căn bản là phòng ngừa và giảm thiểu lãng phí và biến thiên.
Tư duy dòng chảy nhanh xem tốc độ là tâm điểm của sản xuất tinh gọn. Theo Taiichi Ohno, cần khảo sát trục thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi thanh tóan. Cần giảm thiểu thời gian này qua việc lọai bỏ các lãng phí không gia tăng giá trị sản phẩm. Yếu tố kinh tế được thể hiện ở thời gian chứ không phải là sản lượng. Cần sản xuất với thời gian nhanh nhất chứ không phải với sản lượng nhiều nhất.
Tư duy dòng chảy linh họat xem sản xuất lý tưởng là sản xuất với cở lô bằng 1. Sản xuất với cở lô bằng 1, khách hàng cần bao nhiêu sản xuất bấy nhiêu, là tốt nhất cho khách hàng và cũng là chính sách tinh gọn nhất cho nhà sản xuất.
4. Kéo dòng chảy
Sau khi đã tạo dòng chảy, bước tiếp theo của tư duy tinh gọn là giúp khách hàng kéo dòng chảy đã được thiết lập.
Khi đã thiết lập dòng chảy vật tư, dòng chảy vật tư được kiểm sóat theo 2 phương pháp cơ bản là đẩy và kéo. Phương pháp đẩy, đẩy vật tư trên dòng chảy từ trước ra sau, ngược lại phương pháp kéo, kéo vật tư từ sau ra trước.
Nguyên tắc tinh gọn là sử dụng phương pháp kéo. Phương pháp kéo chỉ tạo ra sản phẩm khi cần thiết, đáp ứng nhu cầu ngắn hạn của khách hàng, không sản xuất thừa. Ngược lại với phương pháp đẩy đẩy sản phẩm, thường là không mong muốn, đến với khách hàng.
Theo tư duy tinh gọn, nhu cầu khách hàng thường sẽ ổn định hơn khi khách hàng biết rằng họ có thể nhận được ngay những gì họ cần, và khi nhà sản xuất dừng các chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, để bán cho khách hàng những sản phẩm đã được sản xuất, mà họ không cần.
Trong quá trình sản xuất kéo, trạm trước sẽ không sản xuất cho đến khi trạm sau có yêu cầu, quá trình kéo lan dần qua các trạm kể từ trạm cuối của quá trình sản xuất. Tư duy kéo là không làm gì đến khi nhận được tín hiệu yêu cầu, không sản xuất gì đến khi nhận lệnh sản xuất, tín hiệu hay lệnh sản xuất là từ khách hàng.
Hệ thống đẩy phát lệnh đồng thời đến các trạm, tuy nhiên thực tế sản xuất thường không theo kế họach nên ở hệ thống đẩy thường có thêm bộ phận theo dõi và điều chỉnh kế họach theo thực tế sản xuất. Hệ thống kéo với sự hỗ trợ của hệ thống kiểm sóat trực quan sẽ không cần đến bộ phận theo dõi và điều chỉnh kế họach sản xuất, đồng thời giảm tồn kho, giảm thời gian sản xuất.
Thực tế, quá trình sản xuất thường đẩy đển một điểm sau đó là kéo theo nhu cầu khách hàng. Tư duy tinh gọn là cải tiến để dời điểm phân cách đẩy-kéo về phía nguồn sản xuất nhằm tinh gọn hệ thống sản xuất.
5. Cải tiến hoàn hảo
Khi đã xác định giá trị, đã nhận dạng chuỗi giá trị, đã tạo dòng chảy, đã giúp khách hàng kéo dòng chảy, đối tương của các nguyên lý tinh gọn như giá trị, chuỗi giá trị , dòng chảy , lực kéo sẽ thay đổi theo thời gian. Giá trị được xác định ngày một chính xác hơn. Phạm vi chuỗi giá trị ngày một lớn hơn, từ một phân xưởng, đến tòan bộ nhà máy và cả chuỗi cung ứng ; dòng chảy ngày 1 nhanh hơn, tinh gọn hơn. Lực kéo theo nhu cầu khách hàng ngày một lớn hơn.
Các đối tương của các nguyên lý tinh gọn không chỉ thay đổi mà còn tương tác với nhau. Dòng chảy nhanh hơn sẽ bộc lộ lãng phí trong chuỗi giá trị cần đươc lọai bỏ. Lực kéo của nhu cầu khách hàng càng lớn càng làm bộc lộ các rào cản dòng chảy cần được tháo bỏ.
Sự thay đổi và tương tác lẫn nhau của đối tương của các nguyên lý tinh gọn làm quá trình giảm nguồn lực, giảm lãng phí, giảm thời gian, giảm chi phí, gia tăng giá trị là quá trình không có kết thúc, tư duy tinh gọn tiến đến bước cuối cùng là cải tiến liên tục đến hòan hảo.
Hòan hảo không chỉ là chất lượng, mà có nghĩa là sản xuất đúng lọai sản phẩm, đúng lúc khách hàng cần, ở giá cả hợp lý với lãng phí bằng không. Trạng thái hòan hảo là trạng thái lý tưởng, là mục tiêu hướng đến của hệ thống tinh gọn.
Sự rõ ràng trong suốt của hệ thống sản xuất là yếu tố quan trọng nhất trong việc cải tiến liên tục đến hòan hảo, mọi người trong hệ thống đều thấy rõ ràng mọi việc, dễ dàng tìm ra cách thức tốt hơn để tạo ra giá trị, kết quả khi thực hiện cải tiến gần như phản hồi lập tức.
Một phương pháp cải tiến liên tục đến hoàn hảo là lọai bỏ tiến đến triệt tiêu lãng phí trong quá trình sản xuất. Một công cụ thường sử dụng là ma trận triển khai chính sách tinh gọn.
Tham khảo khóa học "Mô hình sản xuất tinh gọn" do các giảng viên chuyên nghiệp tại trường Đào tạo Quản lý Kỹ năng SAM giảng dạy.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua
Số điện thoại: (08)35 178848 - 35 178849
Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn
Xem thông tin chi tiết Chương trình Tri ân khách hàng tại đây