Xây dựng KPIs cho doanh nghiệp đang là điều mà rất nhiều Doanh nghiệp hiện nay quan tâm và mong muốn triển khai vì những ưu thế nổi trội của nó trong việc quản trị hệ thống.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp chưa lượng hóa được các mục tiêu phòng ban cũng như mục tiêu cá nhân, thể hiện rất rõ ở việc các doanh nghiệp thường phân tích, định nghĩa, lập thang điểm 3 hoặc 5 cho từng mục tiêu đánh giá.
Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích thể hiện nhiều ở việc chấp hành nội quy hoặc áp dụng một cách máy móc các chỉ số KPIs có sẵn đôi khi là quá sức hoặc không phù hợp. Đánh giá thành tích luôn luôn có “tình trạng” nhân viên tự đánh giá trước, quản lý xem xét sau… dẫn tới sự thỏa hiệp hoặc đánh giá cảm tính. Còn đối với “dân” nhân sự luôn có những câu hỏi đặt ra như: Làm sao xây dựng KPIs từ BSC (hệ thống bảng điểm cân bằng)? Trong khi chưa hiểu rõ về hai khái niệm này.
1. Tổng quan về KPI
KPI là gì?
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Ví dụ một số KPI cho các bộ phận:
a. KPI cho sale – marketing:
- Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi: Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp của các sale rep.Các chương trình markeing trực tiếp có thể là gửi thư, gửi email….
- Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lầu đầu: Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của bạn không phù hợp, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo không tốt dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng của bạn…
- Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và sau quảng cáo
b. Đánh giá KPI hiệu quả nhân sự:
Tỷ lệ vòng đời nhân viên: cho chức danh, cho bộ phận.
- Đối với chức danh nếu vòng đời quá thấp điều này có thể không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ các chức danh hay làm thời vụ.
- Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận dẫn đến vòng đồi của NV thấp.
- Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ: của toàn công ty và của từng bộ phận.
- Tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận làm bạn cần chú ý. Đôi khi bạn cũng cần phải xem lại, các tỷ lệ quá thấp là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm bạn lưu ý (sếp có xu hướng bình quân chủ nghĩa).
c. KPI cho sản xuất:
Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao:
Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ 100 %. Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức.
Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu hao còn dư.
d. Vai trò của KPI
Chỉ số KPI phản ánh được mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Các chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. Chính vì vậy mà việc xác định rõ
Các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này rất quan trọng. Đối với mỗi chỉ số KPI, cần phải đặt ra chỉ tiêu cụ thể.
2. Tổng quan về BSC
a. BSC là gì?
Balanced scorecard (thẻ điểm cân bằng) là hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược, được sử dụng tại các tổ chức kinh doanh, phi lợi nhuận và chính phủ nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức,nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra.
BSC đề xuất rằng chúng ta phải xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh, và xây dựng một hệ thống đo lường, thu thập các dữ liệu và phân tích chúng trong mối quan hệ giữa các khía cạnh với nhau:
+ Khía cạnh học hỏi và phát triển
+ Khía cạnh quá trình nội bộ
+ Khía cạnh khách hàng
+ Khía cạnh tài chính
b. Vai trò và ý nghĩa của BSC
Phiếu cân bằng điểm cho phép chúng ta đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức dưới nhiều góc độ khác nhau, giúp ta hiểu các mối quan hệ biện chứng giữa những thay đổi trong nội bộ công ty, sự thành công cạnh tranh và kết quả tài chính, qua đó giúp ta xác định được những viễn cảnh mà tổ chức cần hoàn thiện trong tương lai. Về cơ bản, BSC cùng một lúc đóng 3 vai trò: hệ thống đo lường, hệ thống quản lý chiến lược và công cụ trao đổi thông tin.
BSC là hệ thống đo lường:
BSC ra đời cho phép tổ chức làm rõ những viễn cảnh và chiến lược của tổ chức bằng cách tiếp cận mới: thay vì tập trung vào việc kiểm soát các yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được chiến lược. Như vậy, sử dụng các thước đo này như thế nào để biến chiến lược thành hiện thực là bài toán đối với mỗi đơn vị.
BSC là hệ thống quản lý chiến lược
- Vượt qua rào cản định hướng bằng giải thích các chiến lược
- Vượt qua rào cản về con người
- Vượt qua rào cản về nguồn lực
- Khắc phục rào cản về quản lý
BSC là công cụ trao đổi thông tin:
Chia sẻ kết quả của Phiếu cân bằng điểm trong tổ chức giúp người lao động có cơ hội thảo luận về những giả định trong chiến lược, học hỏi và rút kinh nghiệm từ những kết quả không mong muốn, trao đổi về những thay đổi cần thiết trong tương lai. Hiểu chiến lược của công ty có thể mở ra những khả năng tiềm tàng, có thể lần đầu tiên được biết tổ chức đang ở đâu và họ sẽ đóng góp như thế nào.
3. Các bước triển khai KPI theo định dạng BSC
Để xây dựng thành công BSC và KPI, nhân viên triển khai sẽ tiến hành theo các bước sau:
Giai đoạn 1:
- Thống nhất áp dụng KPIs
- Cung cấp các kiến thức cơ bản BSC và KPI tới các nhân viên.
- Khảo sát các hoạt động của từng bộ phận.
- Hỗ trợ từng phòng ban thiết lập những thước đo có thể đo lường được từ kết quả công việc dựa trên kinh nghiệm triển khai và thực tế hoạt động tại công ty.
Giai đoạn 2: Thử nghiệm và cải tiến
– Thiết kế các chỉ số, đưa vào dùng thử trong quy trình hoạt động của từng bộ phận xem chỗ nào chưa phù hợp, chỗ nào có thể lược bỏ, chỗ nào cần bổ sung để điều chỉnh cho hợp lý và hiệu quả hơn.
- Đây cũng là giai đoạn để bạn hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu thấy còn hổng. Đây sẽ là những nền tảng quan trọng giúp bạn thành công trong giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 3: Áp dụng và phát triển
– Sau khi hoàn thành những bước cơ bản, các doanh nghiệp có thể đưa vào áp dụng và theo dõi kết quả. Trong quá trình thực hiện sẽ có sự điều chỉnh phù hợp với từng tình huống
IV. BSC và KPI – Công cuộc hiện thực hóa giấc mơ của lãnh đạo
Nếu như BSC đánh giá sự hoàn thành của doanh nghiệp thông qua 4 chỉ tiêu (tài chính, khách hàng, quá trình hoạt động nội bộ, hoạt động nghiên cứu phát triển), giúp doanh nghiệp phát triển cân đối và bền vững thì KPI được áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân.
BSC & KPI giúp kết nối giữa chiến lược lãnh đạo và chiến lược kinh doanh:
Để đảm bảo các mục tiêu kinh doanh, người chủ doanh nghiệp cần thực thi chiến lược lãnh đạo song song với chiến lược kinh doanh của cả công ty lẫn các bộ phận chức năng (tiếp thị, bán hàng…). Muốn làm được điều này, người lãnh đạo phải biết cách đối ngoại và chia sẻ với nhân viên về ” giấc mơ” của mình cũng như tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Việc sử dụng các công cụ hiện đại như BSC và KPI sẽ giúp người chủ doanh nghiệp triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên.
Đến với Khóa học "Xây dựng, triển khai KPIs từ mục tiêu công ty theo định dạng BSC", Chúng tôi sẽ giải tỏa toàn bộ những vấn đề nêu trên từ Doanh nghiệp cũng như những người làm Nhân sự. Không những vậy, các Học viên có cơ hội hiểu sâu hơn về các Hệ thống đang có và cách vận dụng một cách linh hoạt các điểm mạnh của chúng để cho ra cùng lúc KPIs cấp Công ty, KPIs cấp Phòng/ban và KPIs cấp cá nhân và sự kết nối của các KPIs này với những chia sẽ thực tiễn hết sức sinh động, giàu tính ứng dụng của Giảng viên, Chuyên gia giàu kinh nghiệm.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua
Số điện thoại: (028) 35 178848 - 35 178849
HOTLINE: 0901 457 245 - 0963 245 645
Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn