Nếu như trước đây các doanh nghiệp bán lẻ có thể bù các khoản thất thoát (do sự quản lý lỏng lẻo hàng tồn kho) từ doanh thu hàng tháng, khi mà giai đoạn ngành hàng bán lẻ tại Việt Nam phát triển mạnh. Thì hiện nay tình hình kinh tế toàn cầu đang có nhiều biến động, có thể kể như là Chiến tranh thương mại, giá cả tăng cao, tình hình dịch bệnh căng thẳng,… đẩy tâm lý người tiêu dùng eo hẹp chi tiêu.
Đứng trước thời điểm khó khăn như hiện nay, các doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm các giải pháp mới ngoài việc thúc đẩy doanh thu chậm chạp, thì việc thắt chặt quản lý tồn kho tránh thất thoát là một giải pháp tối ưu hơn.
Các giải pháp cải thiện việc quản lý hàng tồn kho
Mọi thứ cần được đặt đúng vị trí
Bạn hãy thử nghĩ xem nếu không có một quy luật xếp hàng, có thể để hàng ở bất cứ đâu miễn nó trống, và khi bạn nhận ra nhân viên của mình sắp xếp một mặt hàng mà có mặt tại nhiều vị trí, bạn sẽ đau đầu chết mất, thậm chí bạn còn không thể biết được hàng hóa của mình “biến mất” hay chưa. Đó sẽ là thảm kịch nếu bạn không kịp nhận ra bạn phải có tổ chức riêng cho việc sắp xếp hàng hóa.
Vị trí đặt để giúp doanh nghiệp dễ quản lý hàng tồn
Việc đặt hàng hóa có hệ thống vừa giúp bạn biết mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào còn tồn nhiều, và mặt hàng nào “bay mất” và đảm bảo bạn cập nhật tình hình chính xác và nhanh gọn hơn.
Tối ưu hóa việc quản lý nhập xuất hàng tồn kho
Dùng các phần mềm hỗ trợ quản lý
Trong thời gian gần đây nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp quản lý kho. Đây là phần mềm quản lý lưu trữ dữ liệu kinh doanh. Khi mà một sản phẩm được bán/xuất ra thì trên hệ thống sẽ đồng bộ dữ liệu bán hàng và số lượng hàng tồn. Phần mềm này còn giúp doanh nghiệp lập báo cáo , thống kê, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn cụ thể.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chương trình Microsoft Access để quản lý hàng tồn kho. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công việc quản lý hàng tồn đơn giản, phần mềm này là giải pháp tối ưu. Các chủ doanh nghiệp có thể dùng các mã lệnh có sẵn của Microsoft Access để thống kể được doanh mục hàng hóa trong cửa hàng cũng như doanh thu, chi tiêu của cả doanh nghiệp. Tuy nhiên đòi hỏi cần người có khả năng máy tính tốt, vì nếu nhập sai bất kì số liệu nào cũng sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả cuối cùng.
Dùng hệ thống thẻ
Kể đến tiếp theo là chúng ta có thể dùng những thẻ kho được in sẵn trong các cửa hàng văn phòng phẩm. Với hệ thống một mã hóa đơn giản chúng ta có thể tự đặt ra, như phần đầu là nơi nhập hàng hoặc đặc điểm nhận dạng mặt hàng: ABC, phần sau là số thứ tự :1, ta có ABC-1,… . Khi bán một mặt hàng, chúng ta viết mã của mặt hàng lên phiếu xuất kho. Vào cuối ngày chúng ta cập nhập các mặt hàng xuất từ phiếu xuất kho.
Có chính sách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Các mặt hàng tồn kho bán chậm: Bạn nên xem xét tới việc khuyến mãi để đưa chúng ra khỏi kho trừ khi những mặt hàng này được bán theo mùa vụ.
Các mặt hàng bán chạy và có số dư tồn kho thấp: Với mặt hàng này bạn cần thiết lập chu kỳ đặt hàng hiệu quả để số lượng cung cấp luôn đủ, và tìm cách mở rộng thêm thị phần cho doanh nghiệp mình đối với mặt hàng này.
Có các chính sách điều chỉnh phù hợp với từng mặt hàng
Hoạt động kiểm kê thường xuyên: Hãy tạo danh sách bao gồm mã hàng, chi phí mỗi mặt hàng, số lượng tồn kho của chúng và cùng với giá trị kiểm kê thực tế. Sau đó kiểm đếm, tính toán giá trị bằng cách nhân chi phí với số lượng thực tế và tính tổng giá trị hàng tồn kho. Với việc so sánh tồn kho, chúng ta có thể quản lý được sự thất thoát của hàng hóa do việc trộm cắp hoặc mất mát.
Đầu tư vào việc đào tạo quản lý hàng tồn kho
Nhân lực quản lý là nòng cốt
Trong một chặng đua thuyền không thể tiến lên phía trước nếu như những người trên con thuyền chèo mỗi người một nhịp được. Ở các doanh nghiệp cũng vậy, đặc biệt là bộ phận quản lý, để truyền tải đúng những gì ban lãnh đạo đưa ra đòi hỏi các kỹ năng cần thiết. Việc đầu tư đào tạo những người quản lý kho cần được bắt sớm càng nhanh càng tốt và quá trình đào tạo liên kết chặt chẽ song song với quá trình triển khai công việc để hệ thống quản lý hàng tồn kho được suôn sẻ, bánh răng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị khựng lại.