1. Quản lý sự thay đổi được hiểu là gì trong doanh nghiệp?
Quản lý sự thay đổi được hiểu là toàn bộ quá trình cải tổ các hoạt động trong doanh nghiệp một cách chủ động để nhằm mục đích là tạo ra sự cạnh tranh lớn hơn đối với các doanh nghiệp khác trên thị trường thông qua việc áp dụng những ứng dụng công nghệ mới cùng sự chuyển dịch có kế hoạch, chiến lược và tổ chức theo một dây chuyền nhất định. Bên cạnh đó, việc quản lý sự thay đổi còn được thể hiện ở việc liên kết hay hợp nhất các doanh nghiệp với nhau, tái cơ cấu lại các bộ phận trong sản xuất, kinh doanh và nỗ lực thay đổi, tối ưu hóa phong cách văn hóa của doanh nghiệp,...
Đối với một doanh nghiệp, sẽ là sự sai lầm lớn nếu như cứ mãi duy trì những quan điểm, tư tưởng bảo thủ, lạc hậu và chống lại những thay đổi tích cực của thị trường. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đó đang ngày càng lấn sâu hơn vào sự trì trệ và có thể sẽ dẫn đến sự sụp đổ.
Việc thay đổi cho doanh nghiệp là khá khó khăn và các lãnh đạo cần phải thật sự linh hoạt, nắm bắt được tình hình cũng như quản lý, kiểm soát được những thay đổi nhanh chóng của thị trường. Từ đó áp dụng một cách thật khéo léo và phù hợp vào hoạt động phát triển của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thay đổi được diễn ra một cách thuận lợi, hiệu quả nhất, không làm ảnh hưởng đến những hoạt động kinh doanh của các bộ phận trong doanh nghiệp.
2. Vai trò của quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp
Việc quản lý sự thay đổi có vai trò vô cùng quan trọng đối với việc phát triển một doanh nghiệp, giúp đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng trong thị trường kinh doanh. Đây là một trong những hoạt động cần thiết và không thể thiếu trong việc duy trì, phát triển bất kỳ một doanh nghiệp nào. Cụ thể đó là:
- Hiện nay, các vấn đề của xã hội đang ngày càng có nhiều chuyển biến và sự thay đổi trở thành một xu hướng chung, đồng thời có ảnh hưởng rất lớn đến nhu cầu tiêu dùng của con người cũng như hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, xu hướng này cũng có tác động đến những giá trị của cuộc sống, đến công việc và tất cả những yếu tố khác trong đời sống hàng ngày. Chính vì vậy, việc thay đổi và có những phương pháp quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp có tầm quan trọng rất lớn trong các doanh nghiệp hiện nay.
- Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của khoa học công nghệ và quá trình quốc tế hóa cũng khiến cho sự phụ thuộc giữa các doanh nghiệp, các quốc gia cũng ngày càng tăng lên rõ rệt, đồng thời tăng khả năng cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu. Và toàn bộ những sự thay đổi đó có ảnh hưởng rất lớn đến với các tổ chức, doanh nghiệp, do đó nếu như không có sự thay đổi thì chắc chắn các doanh nghiệp sẽ khó có thể theo kịp được với tốc độ phát triển nhanh chóng của thị trường và không thể duy trì lâu dài.
- Thêm vào đó, mặc dù xu hướng thay đổi của nền kinh tế hiện nay khá chậm nhưng lại khá ổn định và thị trường có thể sẽ có những biến động mạnh dẫn đến các hình thức cạnh tranh có nhiều sự thay đổi, nhất là dưới thời đại công nghệ can thiệp vào hầu hết mọi lĩnh vực trong đời sống. Chính những điều này thúc đẩy các doanh nghiệp cần thiết có sự thay đổi trong quản lý và hoạt động kinh doanh mới có thể theo kịp được tiến độ đó. Từ đó khẳng định được tầm quan trọng vô cùng lớn lao của việc thay đổi và quản lý sự thay đổi trong một doanh nghiệp.
- Song song với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thì ngày càng nhiều những kiến thức mới được sáng tạo và với sự bùng nổ kiến thức mới đó cũng đòi hỏi các doanh nghiệp, các nhà quản lý cần phải có những phương pháp để thay đổi sao cho phù hợp, biết cách áp dụng, vận hành vào quá trình sản xuất, kinh doanh và mang lại hiệu quả công việc tốt, phục vụ và đáp ứng được tối đa những nhu cầu của người tiêu dùng trong cuộc sống hiện đại. Như vậy, việc thay đổi trong công tác quản lý và phát triển doanh nghiệp là rất quan trọng.
3. Nội dung trong quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp
3.1. Quản lý sự thay đổi về nhân sự
Trong việc quản lý sự thay đổi thì yếu tố nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự đổi mới cho doanh nghiệp. Việc thay đổi đội ngũ nhân sự sẽ được ban quản lý áp dụng và thực hiện trong nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Vấn đề thay đổi này diễn ra nhằm đáp ứng những yêu cầu của các doanh nghiệp để có thể theo kịp được những chuyển biến nhanh chóng của thị trường, của môi trường và các đối thủ cạnh tranh. Điều đó được thực hiện thông qua một số quá trình như là tuyển dụng nhân sự, luân chuyển hay có thể là đề bạt các vị trí nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp. Và để những thay đổi cũng như quản lý sự thay đổi này đạt hiệu quả tốt nhất thì doanh nghiệp cần phải có những nhân viên, ban lãnh đạo có kỹ năng chuyên môn tốt. Việc tiến hành tuyển dụng, bổ sung nhân sự hay căt giảm nhân sự không đạt yêu cầu với doanh nghiệp là những biện pháp khá hữu hiệu để có thể thay đổi được về nhân sự cho tổ chức, doanh nghiệp. Một trong những cơ sở để ra quyết định quản lý nhân sự chính là đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên.
Vấn đề thay đổi và quản lý sự thay đổi về nhân sự góp phần quan trọng giúp cho doanh nghiệp mang đến năng suất cũng như hiệu quả kinh doanh cao hơn. Tuy vậy, các doanh nghiệp cũng cần hết sức lưu ý bởi không phải tất cả sự thay đổi đều mang đến kết quả tốt như mong đợi. Các doanh nghiệp cũng sẽ phải đối mặt với khá nhiều những thách thức khác nhau như là chất lượng của đội ngũ nhân sự mới có thể sẽ không đảm bảo và không đạt được trình độ, năng lực phù hợp,... và điều đó chắc chắn sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ những hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, lên các hoạch đào tạo (chương trình đào tạo, dự toán chi phí đào tạo nhân viên...), tìm kiếm nhân tài.
3.2. Quản lý sự thay đổi về văn hóa
Văn hóa là một yếu tố rất quan trọng và có mặt trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và trong hoạt động quản lý doanh nghiệp thì ở vị trí chức vụ nào cũng sẽ chịu ảnh hưởng từ yếu tố văn hóa thì mới có thể hoàn thành được nhiệm vụ cũng như thực hiện được thành công tầm nhìn, sứ mệnh mà doanh nghiệp đã đề ra.
Cụ thể là toàn bộ các cá nhân trong doanh nghiệp đều phải thật đồng tâm để thay đổi những hành vi để có thể tạo ra được một doanh nghiệp với môi trường văn hóa theo họ mong muốn. Đây là một quá trình khá khó khăn trong quá trình quản lý sự thay đổi văn hóa của doanh nghiệp.
Có 2 yếu tố quan trọng tạo ra sự thay đổi văn hóa trong một doanh nghiệp chính là sự ủng hộ nhiệt tình từ đội ngũ nhân viên cũng như cách thức quản lý, huấn luyện về nền nếp văn hóa của những giám đốc (CEO, COO, CFO...), nhà quản lý, điều hành. Bởi giám đốc là những người đầu tiên cần phải điều chỉnh những hành vi của mình, đồng thời cần nhất quán được những sự thay đổi đó để cho các nhân viên có thể hiểu rõ được những điều mà doanh nghiệp đang mong đợi từ họ để biết cách thay đổi hành vi của bản thân sao cho phù hợp nhất đối với doanh nghiệp.
4. Phương pháp quản lý sự thay đổi hiệu quả trong doanh nghiệp
4.1. Thiết lập những mục tiêu cụ thể
Để có thể quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả nhất trong doanh nghiệp thì quy trình thay đổi đó cần phải được bắt đầu bằng những tuyên bố thật rõ ràng, cụ thể và chi tiết về tất cả những mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới. Những mục tiêu này cần được thể hiện trong một bối cảnh sát với thực tế và phải có liên quan đến mục đích chúng mà doanh nghiệp đã đặt ra. Quá trình này yêu cầu cần có những hoạt động thông tin, quá trình giao tiếp về nội bộ và phải được đảm bảo rằng luôn thông suốt để đội ngũ nhân viên đều chắc chắn đi đúng hướng và các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ không bị mâu thuẫn so với nhu cầu của các nhân viên.
4.2. Tổ chức và lên các kế hoạch chi tiết
Quá trình thay đổi để có thể diễn ra một cách thuận lợi nhất thì ban lãnh đạo, quản lý cần phải có khả năng cũng như nguồn nhân lực lớn để có thể phát triển và truyền tải toàn bộ những kế hoạch, chiến lược, những lịch trình hoạt động một cách hiệu quả nhất. Đồng thời vẫn duy trì được sự cân bằng giữa tầm nhìn và các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Nếu như trong trường hợp tái thiết kế thì cấu trúc của những phòng ban hiện tại chính là yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất quyết định đến hiệu quả, thành công của những kế hoạch, chiến lược thay đổi bởi đây là tiêu chí đánh giá về năng lực lãnh đạo của ban quản lý, giúp họ có thể ủy thác những trách nhiệm mà vẫn có thể tiếp tục giám sát được toàn bộ những kết quả của công việc. Và việc sắp xếp được cấu trúc của một tổ chức thông thường sẽ chỉ diễn ra trong một giai đoạn quá độ cụ thể nào đó, tuy nhiên lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình thay đổi của các doanh nghiệp.
4.3. Thực hiện giao tiếp hiệu quả
Không thể phủ nhận được những giao tiếp hiệu quả sẽ cung cấp đến được một lượng thông tin khá đầy đủ và kịp thời trong giai đoạn thay đổi của một doanh nghiệp. Do đó, trong công tác quản lý sự thay đổi thì ban lãnh đạo cần phải luôn đảm bảo được rằng toàn bộ những nhân viên cần phải nắm bắt được cũng như hiểu được về những điều doanh nghiệp mong muốn thay đổi. Toàn bộ những kênh thông tin nếu càng đa dạng thì sẽ càng dễ dàng tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và có độ tin cậy cao hơn. Thông qua các phương tiện giao tiếp thì một quy trình hành động sẽ được xác định trong thời gian diễn ra sự thay đổi và các mục tiêu đều sẽ được đáp ứng.
4.4. Thực hiện phát triển nhân viên
Vấn đề phát triển con người luôn được coi là một trong những mục tiêu hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp và việc phát triển về đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong quá trình thay đổi, chuyển tiếp các vị trí, vai trò lại càng cần thiết hơn bởi đó là những nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến tương lai sự nghiệp của một doanh nghiệp. Nhà quản lý, lãnh đạo trong các chương trình thay đổi, cải tổ hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thì đều cần phải có đủ năng lực cũng như khẳng định được quyền lực của mình. Từ đó có thể tạo ra được một môi trường năng động cho nhân viên thể hiện được những năng lực của mình, khuyến khích họ phát triển hơn nữa trong quá trình đóng góp cho doanh nghiệp.
Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần phải đặt nhân viên của mình vào những vị trí thật thích hợp, phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của họ. Bởi đây là một khâu rất quan trọng trong khoảng thời gian quá độ nhằm mục đích có thể đảm bảo được đội ngũ nhân viên doanh nghiệp sẽ là những người trực tiếp cống hiến và đóng góp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Và một nhà quản lý giỏi là người sẽ nhận biết được về sự phù hợp của nhân viên đối với từng các vị trí công việc, từ đó thực hiện các thay đổi, sắp xếp tốt nhất cho bộ máy của doanh nghiệp.
4.5. Đánh giá và phân tích hiệu quả
Các nhà quản lý của doanh nghiệp không chỉ có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá những hoạt động diễn ra trong quy trình thay đổi mà còn phải thực hiện việc kiểm tra từng cá nhân, xem xét họ có hiểu được về những thay đổi trong công việc của mình hay không, đồng thời cũng sẽ hướng dẫn họ một cách cụ thể nhất, để họ có thể thực thi được công việc đạt hiệu quả cao. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên cũng cũng cần phải tạo điều kiện cho bản thân điều chỉnh lại những mục tiêu, cải thiện các hoạt động khi tiếp xúc và làm việc trong một môi trường mới, nhiệm vụ công việc mới. Do đó, cần phải thiết lập ra những tiêu chí để có thể đánh giá được hiệu quả thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào cũng như tạo ra sự tự giác trong công việc của đội ngũ nhân các bộ phận.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM