Doanh nghiệp của bạn đang có những định hướng phát triển, chiến lược kinh doanh? Nhưng làm thế nào để có thể thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả? Kiểm soát nội bộ xuất hiện có vai trò lớn trong việc kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh đúng với mục tiêu. Cùng đi tìm hiểu những thông tin về hệ thống kiểm soát là gì qua bài viết ngay sau đây.
Tìm hiểu khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là hoạt động tổ chức các kế hoạch, biện pháp, nội quy thực hiện trong nội bộ công ty hay doanh nghiệp. Mục tiêu của hoạt động này nhằm đạt được mục đích và nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách hợp lý. Đặc biệt kiểm soát sẽ giảm thiểu được những rủi ro, tổn thất không may xảy ra.
Nói cách khác, đây là tập hợp những việc mà một công ty cần làm và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống kiểm soát sẽ làm nhiệm vụ giám sát từ hệ thống, các phòng ban đến các cá nhân, nhân viên ở doanh nghiệp. Chắc chắn sẽ không có chuyện thất thoát tài sản cho dù là nhỏ nhất.
Vai trò, mục tiêu khi áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ
Thực trạng hệ thống quản lý ở nhiều doanh nghiệp của Việt Nam còn đang lỏng lẻo, chưa sát sao. Cụ thể hơn, những công ty nhỏ quản lý theo phong cách gia đình; những công ty lớn lại lại đẩy trách nhiệm kiểm soát cho cấp dưới. Từ đó dẫn đến tình trạng kiểm soát không được đầy đủ. Sự tin tưởng chồng chéo lên các cá nhân không chừng sẽ gây ra hiểu lầm, thất thoát lớn.
Sự xuất hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ với 3 mục tiêu chính theo báo cáo COSO 2013 như sau:
- Mục tiêu hoạt động: thể hiện thông qua tính chất hiệu quả khi sử dụng các nguồn lực nhân lực, tài lực, tài lực.
- Mục tiêu báo cáo: báo cáo phi tài chính và tài chính đảm bảo tính công khai, trung thực
- Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ pháp luật và quy định công ty.
Chủ doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng bởi hệ thống kiểm soát thiết lập cơ chế giám sát một cách khách quan. Những quy định đưa ra nhằm:
- Hạn chế các rủi ro trong kinh doanh: chất lượng sản phẩm, chậm kế hoạch làm việc, giá thành sai…
- Số liệu kế toán, báo cáo tài chính được ghi chép chính xác.
- Kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ tài sản không bị tổn thất, hư hỏng, gian lận trộm cắp trong công ty.
- Thành viên cần tuân thủ các quy định được đưa ra. Sử dụng tối ưu nguồn lực, tạo ưu điểm, niềm tin đối với đối tác.
- Tăng cường tính hiệu lực quản lý. Các quy định và mục tiêu được đưa ra sẽ có hiệu quả kinh doanh lớn, đem đam lại lợi nhuận cao.
Từ những vấn đề trên cho thấy mỗi công ty cần có bộ máy kiểm soát để điều hành. Hệ thống kiểm soát có phạm vi lớn, đa dạng mọi lĩnh vực như: kinh tế, phi kinh tế, tài chính,...
5 bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Cùng đi tìm hiểu về những yếu tố tạo nên hệ thống kiểm soát hoàn chỉnh:
Môi trường kiểm soát
Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là tạo ra môi trường, cho thấy được tất cả thành viên trong công ty ủng hộ sự quan trọng của hệ thống. Môi trường kiểm soát được xây dựng theo 5 nguyên tắc:
Thể hiện được cam kết về tính trung thực và đảm bảo các giá trị đạo đức. Đây chính là văn hóa của tổ chức. Quản lý có nhiệm vụ là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
Hội đồng cấp trên phải chứng minh được sự độc lập và thực hiện việc giám sát sự phát triển và hoạt động của hệ thống.
Nhà quản lý thiết lập cơ cấu quy trình báo cáo nhằm đạt được mục tiêu.
Doanh nghiệp cam kết việc sử dụng nhân viên có năng lực qua quy trình tuyển dụng phù hợp.
Các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo theo yêu cầu cấp trên.
Biện pháp rủi ro
Biện pháp rủi ro là quá trình nhận dạng được, phân tích được những rủi ro đã, đang và sẽ xảy đến. Từ đó, sẽ hạn chế được những rủi ro sắp tới để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Bởi cho dù quy mô, mô hình của công ty có lớn tới đâu cũng có thể xuất hiện các rủi ro. Thậm chí là những rủi ro mà ban quản lý chưa bao giờ từng nghĩ tới. Nó có thể là các rủi ro bên trong hoặc bên ngoài. Từ đó, hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời sẽ giúp kiểm soát được những rủi ro xảy ra. Đánh giá rủi ro có chất lượng nếu như:
Cấp trên tập trung chỉ đạo cho nhân viên nhận biết được những tác hại khi rủi ro ập tới.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những biển pháp, phương án dự phòng để có hành động cụ thể giảm thiểu những thiệt hại, tổn thất lớn.
Đưa ra mục tiêu cụ thể để nhân viên có cơ sở thực hiện công việc cho đúng quy định.
Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chứa những chính sách đảm bảo cho các quy định, chỉ thị của cấp trên được thực hiện, được diễn ra ở nhiều cấp độ. Đó có thể là ủy quyền, xác minh, đối chiếu, bảo vệ tài sản, phân công nhiệm vụ,... Chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là thành công nếu:
Doanh nghiệp xác định được các chỉ tiêu về tài chính và hoạt động quản lý.
Tổng hợp và công bố kết quả làm việc và sản xuất của từng phòng, từng phân ngành riêng. So sánh kết quả với mục tiêu đề ra trước đó. Từ đó có kế hoạch bổ sung cho thời gian tới.
Ban quản lý cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính nhưng riêng biệt với kế toán.
Quy định người có thẩm quyền phê duyệt về các vấn đề liên quan đến công tác tài chính.
Doanh nghiệp cần có nhiệm vụ lưu giữ bằng chứng để phân biệt rõ ràng giữa những công việc đã được thực hiện và phần giám sát để tránh có sai sót xảy ra.
Thông tin và truyền thông
Theo khái niệm, truyền thông là trao đổi đến các bên có liên quan đến cả người trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin phải được đảm bảo tính chính xác, chất lượng và dễ nắm bắt được. Có 3 loại thông tin là: thông tin về tài chính, thông tin hoạt động và thông tin tuân thủ. Chất lượng hệ thống thông tin kiểm soát nội bộ phải đảm bảo:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin cho cấp trên biết.
- Có hòm thư nóng để mọi người cảnh báo những sự việc bất thường có thể gây thiệt hại cho công ty hay doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin phải đáp ứng tới nhiều người một cách nhanh chóng và chính xác.
- Lắp đặt hệ thống bảo vệ với hệ thống bảo mật an toàn tránh mất dữ liệu quan trọng của công ty.
Giám sát
Quy trình giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ đánh giá chất lượng để đảm bảo việc thực hiện và cải tiến quá trình làm việc. Công việc sẽ thuận lợi nếu như thực hiện được những quy định:
- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo phát hiện được những sai sót so với những quy định đặt ra.
- Doanh nghiệp chủ động sửa chữa những sai lầm khi bộ phận giám sát đã xác định.
- Việc giám sát cần được thực hiện bởi các nhân viên có trình độ, chuyên môn cao.
- Các sai lầm, khúc mắc trong hệ thống sẽ được kiểm toán xác định và báo cáo lên ban giám đốc xem xét.
- Nếu đảm bảo làm đúng theo các bộ phận trên chắc chắn doanh nghiệp sẽ không có thiệt hại nào, thậm chí còn có lợi nhuận kinh tế cao.
Kỹ năng cần có khi trở thành nhân viên kiểm soát nội bộ
Có kiến thức chuyên môn
Bởi hệ thống kiểm soát nội bộ có mối quan hệ trực tiếp tới tài chính nên việc có kiến thức chuyên môn vô cùng quan trọng. Bạn cần phải có bằng, kinh nghiệm kế toán hoặc kiểm toán. Đây là ngành cần nguồn nhân lực khá lớn bởi các doanh nghiệp, công ty xuất hiện ngày càng nhiều.
Việc có một số chứng chỉ liên quan cũng hỗ trợ công việc của bạn rất nhiều. Thông hiểu về luật pháp, luật kinh doanh cũng là điểm cộng với nhà tuyển dụng.
Kỹ năng viết và phân tích
Đây là kỹ năng mà bất kỳ nhân viên kiểm soát nội bộ nào cũng cần phải có. Kỹ năng này sẽ giúp cho bạn nâng cao hiệu quả, hoàn thành tốt công việc được giao. Nhân viên có thể xác định, đánh giá tính chính xác và minh bạch các vấn đề tài chính, kế toán hoặc quản trị.
Họ cũng có thể dự đoán về những vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai. Liệu xác suất thành công có lợi nhuận hay rủi ro thất thoát sẽ đến với công ty? Thực trạng hiện tại của đối thủ cạnh tranh ra sao? Xu hướng thị trường sẽ như thế nào….
Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên kiểm soát nội bộ không chỉ mải mê với các con số mà công việc giao tiếp vô cùng quan trọng. Nhân viên sẽ thay mặt đại diện công ty đi ngoại giao với các cơ quan kiểm toán khác trao đổi những vấn đề liên quan. Do đó, việc tự tin, học hỏi thêm kinh nghiệm, trau dồi kiến thức để xử lý công việc một cách thành công.
Cơ hội việc làm kiểm soát nội bộ
Tùy thuộc vào tính chất cũng như quy mô doanh nghiệp sẽ mang đến những cơ hội việc làm về kiểm soát nội bộ khác nhau. Nhân viên sẽ cần thực hiện:
- Tiến hành kiểm tra, đánh giá theo nhóm hoặc cá nhân về quy trình kiểm soát công ty.
- Soạn thảo thành văn bản các chính sách, quy định đảm bảo tất cả các nhân viên đều biết và tuân thủ theo.
- Báo cáo tình hình, kiểm tra đánh giá các hoạt động theo tháng, quý, năm cho cấp trên xem xét.
- Nắm bắt được chính xác bối cảnh và tình hình hiện tại của công ty. Chân thực, minh bạch trong bản báo cáo tài chính.
- Đảm bảo được tính bảo mật các dữ liệu quan trọng không để lộ thông tin ra ngoài, tránh rủi ro cho công ty.
- Báo cáo thông tin thu thập, đánh giá cho cấp trên đê có những giải pháp cụ thể.
- Sẵn sàng trở thành người đại diện cho công ty để làm việc với các cơ quan kiểm toán khác.
- Cập nhật những chính sách, quy định của luật pháp liên quan đến vấn đề nội bộ doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là những vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ làm gì. Hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về ngành nghề này. Luôn luôn cầu tiến, chịu khó học hỏi, trau dồi kinh nghiệm để có cơ hội việc làm tốt.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM