Quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Ngày nay, Doanh nghiệp muốn giữ được nhân lực và phát triển lớn mạnh thì bắt buộc phải thường xuyên tiến hành các chương trình đào tạo nội bộ cho đội ngũ nhân viên tại Doanh nghiệp. Mục đích là để nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề cho mỗi nhân viên.

Trong bài viết này, Trường SAM sẽ cung cấp cho quý Doanh nghiệp cũng như các anh chị biết thêm về quy trình đào tạo nội bộ sao cho hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Tầm quan trọng của việc đào tạo nội bộ.

Thời đại hội nhập và phát triển như hiện nay, việc có được một đội ngũ nhân lực thạo chuyên môn, giỏi tay nghề, làm việc chuyên nghiệp mang lại năng suất và hiệu quả cao thì bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng sẽ tồn tại và phát triển mạnh. Chính vì vậy, những năm gần đây công tác đào tạo nội bộ cho đội ngũ nhân viên được các doanh nghiệp rất chú trọng hàng đầu.

Để đáp ứng điều đó đơn vị đào tạo đã xây dựng quy trình đào tạo nội bộ được thực hiện qua 6 bước như sau:

 Bước 1: Khảo sát nhu cầu của Doanh nghiệp

Để có thể xác định đúng mục tiêu thì việc đầu tiên của đơn vị đào tạo là khảo sát nhu cầu của Doanh nghiệp. Xem họ có những mong muốn, yêu cầu gì cho khóa đào tạo sắp triển khai. Ghi nhận lại đầy đủ để quá trình đào tạo được thiết kế dựa trên những nhu cầu đó của Doanh nghiệp.

Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo

Sau khi đã tiến hành khảo sát và nắm rõ nhu cầu của Doanh nghiệp thì việc làm tiếp theo là đơn vị đào tạo sẽ kết hợp cùng Doanh nghiệp căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng kế hoạch chương trình đào tạo. Nội dung của một bảng kế hoạch cần được xác định rõ:

·      Tên chương trình đào tạo.

·      Những yêu cầu mục tiêu của chương trình đào tạo

·      Thông tin nhân sự phụ trách thực hiện.

·      Thời gian, địa điểm và hình thức đào tạo.

·      Đối tượng học viên tham gia chương trình.

·      Các điều khoản hợp đồng cam kết giữa 2 bên.          

Phải tiến hành xây dựng kế hoạch thật chi tiết, cụ thể và rõ ràng để dễ dàng đạt được mục tiên đặt ra. Lưu ý, trong quá trình xây dựng kế hoạch cần bám sát vào những nhu cầu ở bước 1, yêu cầu của nhân sự và văn hóa của Doanh nghiệp. Có như vậy, thì việc “may đo” chương trình đào tạo mới thật sự hữu ích và có nét đặc trưng riêng của Doanh nghiệp.

Bước 3: Thiết kế chương trình

Việc thiết kế chương trình đào tạo do bên đơn vị đào tạo thực hiện. Đơn vị sẽ dựa vào những nhu cầu của Doanh nghiệp để xây dựng nội dung đào tạo phù hợp, outline bài dạy đáp ứng được mục tiêu. Chuyên gia hoặc giảng viên giảng dạy có kiến thức sâu rộng và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo. Ngoài ra, chương trình đào tạo luôn đảm bảo đúng thời gian, hướng đến học viên làm trung tâm và sử dụng loại hình đào tạo phù hợp với yêu cầu của Doanh nghiệp.

Hiện tại, có 2 hình đào tạo mà các Doanh nghiệp lựa chọn phổ biến là:

·      Public training – Cử công nhân viên đi tham dự các khóa học ở bên ngoài Doanh nghiệp do đơn vị đào tạo tổ chức.

·      Inhouse training – Mời đơn vị đào tạo về giảng dạy tại Doanh nghiệp hoặc tổ chức khóa học tại một địa điểm nào đó bên ngoài Doanh nghiệp.

Phương pháp đào tạo cũng rất quan trọng trong quá trình thiết kế chương trình giảng dạy. Dựa vào nội dung đào tạo và đối tượng học viên tham gia mà đơn vị đào tạo sẽ lựa chọn những phương pháp phù hợp cho công nhân viên của Doanh nghiệp. Hiện nay, đa số các đơn vị đào tạo hướng đến học viên làm trung tâm, tập trung thực hành tại lớp và phát huy tối đa tính chủ động của học viên. Thông qua các phương pháp đào tạo như: thảo luận nhóm, trò chơi học tập, giải quyết tình huống, tư duy phản biện,…hoặc áp dụng kết hợp các phương pháp nhằm giúp học viên cải tiến chất lượng và nâng cao hiệu suất làm việc của từng vị trí đặc thù riêng trong Doanh nghiệp.

Ngoài việc thiết kế chương trình và phương pháp giảng dạy thì đơn vị đào tạo cũng rất chú trọng vào công tác chuẩn bị tổ chức khóa đào tạo. Đồng hành cùng chuyên gia/giảng viên sẽ là trợ giảng của đơn vị đào tạo. Người này có nhiện vụ chuẩn bị học cụ giảng dạy, hỗ trợ giảng viên và làm việc trực tiếp với nhân sự của Doanh nghiệp trong suốt quá trình đào tạo. Nhằm đảm bảo cho khóa học diễn ra thuận lợi và thành công nhất.

  Bước 4: Triển khai đào tạo

-  Đào tạo Inhouse: Đơn vị đào tạo sẽ thông báo cho Doanh nghiệp những thông tin về khóa học để nhân sự thông tin đến công nhân viên tham gia lớp đào tạo. Checklist cần chuẩn bị để tổ chức lớp học, thường là về cơ sở vật chất, hệ thống thiết bị phục vụ giảng dạy và cách bố trí không gian lớp học cần có thể phục vụ giảng dạy.

 Chuyên gia/giảng viên của đơn vị đào tạo chuẩn bị tài liệu và gởi file trước cho nhân sự phía Doanh nghiệp để trình Tổng Giám Đốc xem qua và phê duyệt. Sau khi tài liệu được thông qua đơn vị đào tạo sẽ tiến hành in đóng cuốn theo số lượng học viên tham gia.

 Đào tạo Public

·       Đối với hình thức cử công nhân viên tham dự khóa đào tạo do đơn vị bên ngoài tổ chức thì đơn vị đào tạo liên hệ để thông tin về nội dung chương trình học, học phí, thời gian và các vấn đề có liên quan trình nhân sự để Ban Giám Đốc phê duyệt và sau đó thông báo đến các phòng ban có nhân viên tham dự nắm thông tin.

· Đơn vị đào tạo phải chuẩn bị đầy đủ các phương tiện và học cụ cần thiết để phục vụ cho khóa học.

Trong suốt quá trình diễn ra khóa học đơn vị đào tạo có trách nhiệm hỗ trợ, theo dõi quá trình học tập của học viên. Nếu gặp bất cứ vấn đề gì chưa phù hợp thì phải có ý kiến phải hồi với nhân sự phụ trách hoặc giảng viên ngay để kịp thời điều chỉnh.

 Bước 5: Đánh giá nội dung chương trình sau khi đào tạo

Tất cả học viên sau khi tham gia khóa đào tạo sẽ làm bài kiểm tra cuối khoá về những nội dung đã được học.

Hoàn thành phiếu đánh giá về: nội dung, phương pháp giảng dạy, tổ chức khóa học,…theo các thang điểm hoặc mức độ đạt được của đơn vị đào tạo.

Sau đó sẽ tiến hành nghi thức trao giấy chứng nhận hoàn thành khóa học cho những học viên đạt yêu cầu.

Người phụ trách phía đơn vị đào tạo sẽ tiến hành làm báo cáo sau mỗi khóa học dựa trên kết quả bài kiểm tra và tổng kết phiếu đánh giá của học viên về khóa học. Nội dung trong báo cáo thể hiện: mục tiêu, nội dung của khoá học, khả năng áp dụng các kiến thức đã học vào thực tế, đánh giá giảng viên (trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, phương pháp giảng dạy,…), cách tổ chức khóa học của đơn vị đào tạo.

Sau đó gởi bản báo cáo đến nhân sự của Doanh nghiệp trình cấp lãnh đạo. Đồng thời, đơn vị đào tạo cũng sẽ dựa vào những phản hồi của học viên, kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục. Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm nhằm hoàn thiện  và tổ chức đào tạo ngày càng chuyên nghiệp hơn.

Tiến hành cập nhật, lưu trữ lại những chứng từ, hồ sơ hợp tác, tài liệu liên quan, thông tin Doanh nghiệp/học viên. Dựa vào đó đơn vị đào tạo cũng có thể hỗ trợ sau đào tạo hoặc đưa khách hàng vào list tiềm năng để liên hệ hợp tác cho những khóa đào tạo sau này

 Bước 6: Hỗ trợ các nội dung kiến thức sau đào tạo

Mục tiêu của việc đào tạo là giúp học viên nâng cao kiến thức, kỹ năng, tay nghề, suy nghĩ,…của bản thân góp phần cho sự phát triển của Doanh nghiệp. Vấn đề cần quan tâm ở giai đoạn này chính là cách áp dụng kiến thức đã học vào công việc thực tế của họ tại Doanh nghiệp. Quá trình áp dụng gặp khó khăn hay còn chưa rõ đó là điều có thể xảy ra. Nhân sự tại Doanh nghiệp thường sẽ theo dõi cách áp dụng và ghi nhận lại những phản hồi, khó khăn cần hỗ trợ từ phía đơn vị đào tạo.

Đơn vị đào tạo sẽ đồng hành và hỗ trợ giúp học viên của Doanh nghiệp sau khóa học ở giới hạn cho phép. Nhằm giúp cho việc tham gia khóa đào tạo càng trở nên hữu dụng và hiệu quả.

Trên đây là quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả cho Doanh nghiệp khá chi tiết và đầy đủ mà Trường SAM muốn gởi đến quý Doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện để đạt được hiệu quả đào tạo tối đa. Trường SAM mong rằng sẽ nhận được sự tin tưởng để được đồng hành cùng quý Doanh nghiệp trong việc xây dựng kế hoạch và thiết kế chương trình đào tạo nội bộ phù hợp với hướng đi đặc thù của doanh nghiệp bạn.

Ø  Để biết thêm về thông tin các khóa đào tạo, liên hệ:

§  Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM

§  Hotline: 0901 457 245 – 0963 245 645

§  Email: tuvan@sam.edu.vn

§  Website: www.sam.edu.vn