1. Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm tiếng Anh là gì? Câu trả lời là teamwork skills. Đây là khả năng làm việc chung, hợp tác với một nhóm người có thể là đồng nghiệp trong công ty, bạn bè ở lớp học… nhằm đạt được mục tiêu chung. Khi làm việc nhóm, các thành viên cần tích cực đóng góp ý kiến, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau. Hiện nay, kỹ năng làm việc đội nhóm là một trong những kỹ năng mềm quan trọng được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi tuyển dụng nhân sự.
2. Tại sao kỹ năng làm việc nhóm lại quan trọng?
Nhiều nghiên cứu cho thấy làm việc nhóm đem lại hiệu quả cao khi giải quyết vấn đề, giảm áp lực công việc, tăng sự đổi mới và phát triển cá nhân. Dưới đây là một số lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm điển hình, bạn có thể tham khảo.
Giải quyết vấn đề hiệu quả hơn: làm việc nhóm cùng nhau giúp du khách có được nhiều thông tin, ý kiến khác nhau, từ đó thảo luận, đánh giá và phân tích để đưa ra phương án hiệu quả nhất.
Tăng hiệu suất công việc: tất cả mọi người cùng góp sức giải quyết công việc thì sẽ nhanh chóng hoàn tất.
Khơi dậy khả năng sáng tạo, đổi mới: một ý tưởng hay thường là kết quả của sự đóng góp, nhận xét từ nhiều thành viên. Tuy nhiên, quá trình thực hiện sẽ có nhiều vấn đề ngoài ý muốn phát sinh. Thông qua quá trình giải quyết những vấn đề đó, các thành viên sẽ phát huy được khả năng sáng tạo, đổi mới của mình.
Rèn tính kỷ luật: khi làm việc nhóm, bạn sẽ không tự do, thoải mái như khi làm việc một mình. Lúc này, du khách cần tuân thủ về thời gian, tiến độ. Điều này giúp bạn rèn luyện tính kỷ luật và thái độ làm việc chuyên nghiệp.
3. Các kỹ năng làm việc nhóm chủ chốt đem lại hiệu quả cao
Tùy vào nhiều yếu tố, kỹ năng làm việc nhóm được chia thành nhiều loại. Dưới đây là những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất, mời bạn tham khảo.
3.1. Kỹ năng giao tiếp – kỹ năng cơ bản khi làm việc nhóm
Kỹ năng giao tiếp ứng xử là một trong những kỹ năng làm việc nhóm cơ bản nhất. Bạn cần biết cách trò chuyện với mọi người trong nhóm tinh tế và lịch sự. Bên cạnh đó, du khách cũng cần chú ý đến cách truyền tải thông tin để các thành viên trong nhóm hiểu được ý tưởng của mình.
3.2. Kỹ năng giải quyết xung đột trong làm việc nhóm
Quá trình làm việc nhóm chắc chắn không thể tránh khỏi những xung đột xảy ra. Các cuộc tranh luận này đôi khi có thể giúp cả nhóm đưa ra quyết định tốt nhất. Do đó, bạn không nên né tránh mà cần học kỹ năng quan sát, cách giải quyết xung đột lành mạnh, hiệu quả.
3.3. Kỹ năng lãnh đạo, hỗ trợ và hợp tác
Kỹ năng mềm này chủ yếu dành cho người trưởng nhóm. Kỹ năng lãnh đạo ở đây không chỉ là định hướng, phân công nhiệm vụ, nhận xét, góp ý cho các thành viên mà còn là khả năng tạo động lực cho cả nhóm. Bên cạnh nhóm trưởng, các thành viên khác cũng cần trau dồi kỹ năng này nếu muốn trở thành người lãnh đạo tài ba trong tương lai.
3.4. Kỹ năng tổ chức và lên kế hoạch triển khai
Sau khi đã thống nhất được mục tiêu chung, cả nhóm cần đưa ra bản kế hoạch, phân chia nhiệm vụ chi tiết. Lúc này, bạn cần vận dụng kỹ năng lập kế hoạch để phân chia, sắp xếp công việc cho mỗi thành viên một cách logic và hợp lý.
3.5. Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu các thành viên trong nhóm
Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu tưởng chừng rất đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể thực hiện được. Việc lắng nghe thụ động thường xuyên xảy ra khi làm việc nhóm. Điều này khiến mọi người không hiểu ý nhau. Lúc này, bạn cần rèn luyện kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu để tránh xảy ra mâu thuẫn.
3.6. Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian
Quá trình làm việc nhóm không thể thiếu những buổi họp chung. Vì vậy, du khách cần biết sắp xếp thời gian, đảm bảo tham gia các buổi họp đầy đủ. Bên cạnh đó, kỹ năng quản lý thời gian còn giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.
3.7. Tư duy phản biện
Trong buổi họp chung, mỗi người sẽ đưa ra ý kiến, quan điểm riêng và muốn được tập thể công nhận. Để thuyết phục các thành viên khác, du khách cần có khả năng tư duy phản biện, từ đó bảo vệ, chứng minh ý kiến của mình là cần thiết và sẽ đem lại hiệu quả cao.
3.8. Kỹ năng teamwork cần có – ra quyết định
Ra quyết định là một trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng, đặc biệt là với trưởng nhóm. Sau khi thống nhất tất cả ý kiến, nhóm trưởng cần dựa vào mục tiêu chung, suy nghĩ thấu đáo để nhìn nhận vấn đề khách quan, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn. Đây là điều không hề dễ dàng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung của cả nhóm.
3.9. Kỹ năng thuyết phục và đàm phán
Khi đưa ra ý kiến, du khách cần tìm cách thuyết phục các thành viên còn lại công nhận đó là ý tưởng độc đáo, hiệu quả. Nếu thuyết phục được, mọi người sẽ đồng ý sử dụng phương án bạn đưa ra. Bên cạnh đó, khi phân công công việc, nếu cảm thấy chưa công bằng hay thiếu hợp lý, du khách cần đàm phán lại với trưởng nhóm để không bị thiệt thòi.
3.10. Trách nhiệm và tính kỷ luật
Đây là kỹ năng làm việc nhóm trong học tập, làm việc vô cùng quan trọng. Nhóm sẽ nhanh chóng đạt được kết quả, mục tiêu chung nếu các thành viên đều có trách nhiệm với công việc được giao và tuân thủ kỷ luật chung. Chỉ cần một thành viên lơ là, sao nhãng, bỏ bê công việc, kết quả chung sẽ không được như ý muốn.
3.11. Kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu – giải quyết vấn đề
Mục đích chính của việc thành lập nhóm là giải quyết vấn đề nhất định. Đây chính là lý do cho biết tại sao giải quyết vấn đề là kỹ năng quan trọng hàng đầu. Kỹ năng này giúp du khách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và phương án giải quyết triệt để.
4. Cách rèn luyện, cải thiện và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm
Thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên, người lao động hiện nay còn tồn tại nhiều thiếu sót. Mỗi người cần thường xuyên cải thiện, nâng cao kỹ năng này để làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là một số giải pháp nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, bạn có thể tham khảo.
4.1. Đặt ra mục tiêu chung
Trước khi làm việc gì đó, các thành viên cần xác định rõ mục tiêu cần đạt được là gì. Chỉ như vậy, bạn và đồng đội mới có thể vạch ra hướng đi phù hợp, bám sát mục tiêu để hành động. Trong nhiều trường hợp, du khách cần ưu tiên cho mục tiêu nhóm lên trên mục tiêu cá nhân để đảm bảo tiến độ công việc chung.
4.2. Phân chia nhiệm vụ, vai trò cho các cá nhân rõ ràng
Mỗi thành viên sẽ có thế mạnh riêng. Cả nhóm cần dựa vào yếu tố này để phân chia nhiệm vụ cho hợp lý. Sau khi có nhiệm vụ cụ thể, mỗi người cần đảm bảo hoàn thành tốt công việc đó. Để làm được điều này, nhóm trưởng cần hiểu rõ đặc điểm, năng lực và ưu nhược điểm của mỗi thành viên.
4.3. Phân chia khối lượng công việc đồng đều
Để công bằng, công việc của mỗi thành viên trong nhóm phải đều nhau, tránh trường hợp người quá ít, người quá nhiều. Điều này sẽ tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, công bằng, đồng thời mỗi người sẽ cảm thấy mình được tôn trọng.
4.4. Lắng nghe ý kiến, quan điểm của các thành viên nhóm
Một trong những phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả chính là lắng nghe ý kiến, quan điểm của các thành viên khác. Để làm việc nhóm hiệu quả, các cá nhân cần hỗ trợ, liên kết với nhau. Bên cạnh đó, bạn cũng cần học cách tiếp nhận, lắng nghe những lời góp ý từ đồng đội và cải thiện, sửa đổi nếu thấy hợp lý. Điều này giúp bạn có góc nhìn đa chiều hơn về một vấn đề, từ đó đưa ra phương án tối ưu nhất.
4.5. Luôn thể hiện sự tin tưởng và tôn trọng
Mỗi người có cá tính, tính cách khác nhau. Chính vì vậy, để tạo được môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh, các thành viên cần tôn trọng, thấu hiểu lẫn nhau. Ngoài ra, bạn cũng cần tin tưởng vào khả năng của đồng đội. Đây chính là động lực để bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
4.6. Nêu cao tinh thần trách nhiệm với công việc
Công việc chung của nhóm chỉ có thể thành công khi tất cả thành viên đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Chỉ cần một người có sai sót, kết quả chung sẽ bị ảnh hưởng. Chính vì vậy, bạn cần có trách nhiệm với công việc được giao đúng thời hạn với chất lượng tốt.
4.7. Làm việc nhóm trên cơ sở kết nối mọi người với nhau
Làm việc nhóm trên cơ sở kết nối mọi người với nhau là kỹ năng làm việc nhóm của người Nhật. Bạn cần nhớ rằng mọi người làm việc với nhau là đồng đội chứ không phải đối thủ. Do đó, các thành viên cần cổ vũ tinh thần, giúp đỡ cùng nhau vượt qua khó khăn, thử thách để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
4.8. Phát hiện và giải quyết sớm các xung đột trong nhóm
Khi làm việc nhóm, nếu cảm thấy có xung đột xảy ra, du khách cần giải quyết ngay. Bạn không nên xung đột đó nổ ra quá lớn. Lúc này, các thành viên trong nhóm cần ngồi lại với nhau, bình tĩnh, lắng nghe và giải quyết vấn đề trên tinh thần xây dựng, tích cực.
4.9. Không nên quản lý quá chi tiết
Không quản lý vi mô là vấn đề mà người trưởng nhóm cần lưu ý. Nhóm trưởng có thể là người giỏi nhất, có năng lực nhất. Tuy nhiên, bạn cần tin tưởng đồng đội của mình, hãy để mọi người được thoải mái sáng tạo, làm việc theo sở trường, năng lực của mình. Việc quản lý quá chi tiết có thể gây phản tác dụng cho kết quả chung.
4.10. Động viên, khích lệ sự phát triển cá nhân
Trong các quyển sách kỹ năng làm việc nhóm, khuyến khích sự phát triển cá nhân là một trong những cách phát triển phổ biến. Mỗi cá nhân trong nhóm cần được tạo cơ hội để thể hiện năng lực cá nhân. Nếu ở vai trò trưởng nhóm, bạn nên giao nhiệm vụ cho mỗi thành viên thuộc sở trường của cá nhân đó, đồng thời khuyến khích họ phát triển nhiều hơn trong tương lai.
4.11. Có sự công nhận cùng với khen thưởng
Sự công nhận, khen thưởng là cách tạo động lực rất lớn để mỗi thành viên có thể cố gắng, tiếp tục phát huy năng lực bản thân. Phần thưởng không cần quá lớn, đôi khi chỉ là một lời khen ngợi cũng đủ giúp đồng đội có thêm tinh thần làm việc, cống hiến.
4.12. Đưa ra phản hồi và tiếp nhận một cách tích cực
Nếu nhận thấy điều gì đó cần sửa đổi trong cách làm việc của bất kỳ thành viên nào trong nhóm hoặc ý tưởng, bạn hãy mạnh dạn nêu ý kiến cá nhân. Tuy nhiên, khi góp ý, du khách nên sử dụng lời nói lịch sự, nhẹ nhàng và tích cực. Ngược lại, nếu ở vị trí của người tiếp nhận phản hồi, bạn cũng cần dũng cảm đối mặt, vui vẻ đón nhận ý kiến đóng góp của mọi người để xem xét và sửa đổi.
4.13. Hãy là người đúng giờ
Luôn đúng giờ trong mọi cuộc họp chung là cách rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Khi làm việc trong tập thể, du khách cần có trách nhiệm với tiến độ làm việc chung của nhóm và công việc của bản thân, tuyệt đối không nên để mọi người phải chờ đợi mình. Bên cạnh đó, bạn cũng cần hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn.
5. Những “sai lầm” cần tránh khi làm việc nhóm
Một số “sai lầm” bạn cần tránh trong quá trình làm việc nhóm bao gồm:
Lẫn lộn tình cảm cá nhân: khi làm việc chung, du khách nên đặt hiệu quả công việc lên ưu tiên hàng đầu. Điều này không đồng nghĩa với việc phải bỏ qua tình cảm, các mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp nhưng nên thẳng thắn góp ý, bàn luận nếu cần thiết.
Không có chính kiến: luôn đồng ý một cách dễ dàng với ý kiến của người khác mà không có chính kiến cá nhân là lỗi thường gặp khi làm việc nhóm. Thậm chí, một số người dù không tán thành với ý kiến được đưa ra nhưng cũng không dám nêu lên ý kiến của mình. Điều này khiến các thành viên trong nhóm không hiểu ý nhau, mỗi người làm một hướng gây chậm tiến độ.
Đùn đẩy trách nhiệm: nếu không phân chia công việc rõ ràng, các thành viên có thể đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Ngoài ra, mọi người không muốn nhận công việc đó nên tìm đủ lý do để né tránh.
Không tập trung làm việc của nhóm: một số thành viên khi làm việc nhóm khá lơ là, phó mặc cho thành viên khác, thiếu chủ động. Bên cạnh đó, một ví dụ về kỹ năng làm việc nhóm thiếu tập trung nữa là do ý kiến bản thân không được lựa chọn nên nhiều người không đóng góp cho nhóm mà chỉ lo cho công việc của bản thân.
6. Cách làm nổi bật kỹ năng làm việc nhóm trong CV
Để làm nổi bật kỹ năng làm việc nhóm trong CV xin việc, bạn cần làm như sau:
- Lên danh sách các kỹ năng mềm phù hợp với vị trí muốn ứng tuyển mà mình có. Sau đó, du khách tự đánh giá mức độ hiểu biết của bản thân và thêm những kỹ năng đó vào CV
- Chọn ra 2-3 kỹ năng nổi bật cần có trong hồ sơ xin việc. Các kỹ năng thêm vào CV cần được giải thích cụ thể, có thể chứng minh bằng các khóa học kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
- Nếu đã qua vòng CV, du khách cần biết cách làm nổi bật những kỹ năng mềm đã viết trong hồ sơ xin việc bằng cách thể hiện chúng thật tốt trong buổi phỏng vấn
Kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công của mỗi cá nhân. Do đó, việc trau dồi, cải thiện kỹ năng này là rất cần thiết. Không chỉ rèn luyện qua sách vở, các khóa học, du khách còn có thể rủ hội “cạ cứng” đi du lịch để học hỏi từ bạn bè xung quanh. Lợi ích của việc đi du lịch có tác động tích cực đến kỹ năng làm việc nhóm của cá nhân, tập thể và tổ chức.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM