Quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả

Bạn có bao giờ gặp các tình trạng sau hay không? Lúc nào cũng bận rộn mà không hiểu vì sao mình bận. Việc gì cũng gấp không có thời gian để giải quyết. Thậm chí bạn hy sinh cả giấc ngủ của mình hay dành ít thời gian cho người thân, gia đình để dành thời gian giải quyết công việc. Ước gì mỗi ngày dài hơn 24 tiếng để có thể xử lý hết công việc. Nếu có thì bạn đang gặp vấn đề về quản lý thời gian trong sắp xếp công việc.

Mỗi ngày chúng ta chỉ có 24h để xử lý hết những công việc trong ngày. Đó có thể là công việc, việc gia đình hay tập thể dục để giữ gìn sức khỏe,… Nếu bạn không biết sắp xếp thời gian để xử lý hết các công việc này thì luôn bận rộn nhưng hiệu quả công việc lại không cao.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc:

Đầu tiên, hãy chia các công việc dựa trên 2 yếu tố như sau:

·      Việc đó khẩn cấp hay không khẩn cấp. Yếu tố này giúp bạn xác định xem công việc này làm ngay hay sắp xếp thời gian xử lý sau.

·      Yếu tố thứ 2 là việc đó quan trọng hay không quan trọng. Yếu tố này giúp bạn xác định xem công việc nào cần bạn tập trung sức lực để giải quyết hay không cần chú ý.

Dựa trên 2 yếu tố này bạn dễ dàng xác định được thứ tự nhóm ưu tiên theo mô hình EISENHOWER cho từng công việc như sau:

·      Công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Sẽ là ưu tiên giải quyết số 1, đây có thể là những việc như: xử lý sự cố, các vấn đề cấp bách cần xử lý ngay, công việc đã đến hạn xử lý, báo cáo công việc cho sếp,…chúng ta cần tập trung xử lý ngay, tức thì hoặc hoàn thành trước deadline. Tuy nhiên, đây là những công việc khó khăn, áp lực cần tập trung nhiều sức lực và căng thẳng. Do đó, để hạn chế những công việc như thế này bạn cần có kế hoạch để giảm số lượng công việc này ở mức tối đa nhất.

·      Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Sẽ là ưu tiên giải quyết số 2, những việc mang tính chiến lược, kế hoạch dài hạn, trả lời các mail,…những việc này thường sẽ không có kết quả ngay nhưng về lâu dài lại mang nhiều lợi ích và bền vững. Bạn nên đầu tư nhiều thời gian vào nhóm công việc này, vì chỉ khi xử lý tốt công việc ở nhóm này thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi, khi đó bạn sẽ thấy thực hiện công việc thoải mái hơn rất nhiều.

·      Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Sẽ là nhóm ưu tiên số 3, đó có thể là: đọc sách, tập thể dục, lên kế hoạch cho công việc, đào tạo nhân viên,…hãy tìm cách giao phó công việc này cho người khác. Nhưng bạn cần lưu ý phải giao việc cho đúng người có khả năng hoàn thành công việc này.

·      Công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng. Sẽ là ưu tiên giải quyết cuối cùng, thường là những việc có hay không cũng không mang lại nhiều ý nghĩa như: tám chuyện với bạn bè, chơi game, lướt facebook, đọc tin tức. Hãy hạn chế những công việc này, chỉ thực hiện khi rảnh rỗi hoăc hủy bỏ.

Quản lý công việc hiệu quả :

Việc sử dụng mô hình EISENHOWER hoặc bất kỳ phương pháp nào không có nghĩa là hoàn hảo. Bởi vì, phương pháp nào thì việc thực hành vẫn là khó nhất. Thường chúng ta lơ là công việc quan trọng mà chỉ tập trung vào công việc cấp thiết bởi chúng ta cứ nghĩ rằng ngay lúc ấy công việc đó là quan trọng nhất. Sau đó đến cuối ngày mới nhận ra rằng chưa hoàn thành xong những việc quan trọng.

Chính vì vậy, dù áp dụng phương pháp nào thì bạn cũng cần phải nỗ lực, kỹ luật cho chính bản thân mình. Bạn hãy thử chia khung giờ để tránh việc suy nghĩ về một việc quá nhiều, tránh mất thời gian của bạn.

Tất cả những kỹ năng sẽ không hiệu quả nếu như bạn chỉ có kiến thức mà không ứng dụng. Hy vọng rằng những kiến này này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý công việc của mình và cả cấp dưới. Sắp xếp công việc một cách khoa học để thành công hơn nữa bạn nhé!

Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM