Công tác quản lý kho hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp sản xuất. Việc quản trị kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, thất thoát hàng hóa, tăng hiệu quả sử dụng vốn cũng như giảm lượng tồn kho. Làm sao để đảm bảo hoạt động xuất nhập kho thông suốt, hạn chế lượng hàng tồn kho nhưng vẫn bảo đảm hoạt động cung ứng hàng hóa kịp thời là một bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Bài viết sẽ chia sẻ một số lưu ý giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả.
1. Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học
Vấn đề đầu tiên mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần lưu ý khi quản lý kho là phải sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học để tiện cho việc tìm kiếm, lưu chuyển, nhập xuất hàng hóa trong kho. Cách bố trí, sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích kho bãi, tăng năng suất lao động, giảm thời gian cũng như chi phí khi quản lý, vận hành kho. Tùy theo loại hàng và tính chất kho mà người quản lý cần lựa chọn một phương pháp sắp xếp hàng hóa sao cho phù hợp. Việc quản lý hàng hóa xuất nhập kho cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nếu người quản lý nắm được một số nguyên tắc phổ biến khi bố trí hàng hóa trong kho, chẳng hạn như những hàng hóa có số lượng lớn và thường xuyên được sử dụng nên được đặt gần cửa ra vào và ngược lại.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp nhiều khó khăn khi sắp xếp hàng hóa trong kho cũng như trên sổ sách.
2. Đảm bảo định mức tồn kho tối ưu
Tồn kho được xem là tài sản hai mặt của một doanh nghiệp. Nếu lượng tồn kho quá lớn sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa, giảm hiệu quả sử dụng vốn đồng thời làm tăng chi phí bảo quản hàng hóa cũng như chi phí mặt bằng của doanh nghiệp. Nhưng nếu lượng tồn kho quá ít thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đảm bảo nguồn cung ứng, không đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, làm giảm doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chỉ đơn thuần quản lý xuất nhập hàng hóa mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho một lượng hàng hóa định mức cần thiết trong kho thì doanh nghiệp sẽ có nguy cơ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc hoạt động kinh doanh bị gián đoạn.
Do vậy, để đảm bảo cung ứng kịp thời cho các nhu cầu phát sinh và đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, công tác đảm bảo định mức tồn kho ổn định là một hoạt động vô cùng quan trọng và cần được tiến hành thường xuyên, định kỳ.
Một số tiêu chí để tính toán, đánh giá lượng tồn kho tối ưu như: lượng tồn kho thực tế trong kho, lượng đơn đặt hàng của khách hàng, tình hình cung ứng hàng hóa từ các nhà cung cấp và tình hình tiêu thụ thực tế của mặt hàng.
3. Thường xuyên kiểm kê hàng hóa trong kho
Kiểm kê hàng hóa chính là kiểm tra lượng hàng hóa thực tế trong kho có đúng với lượng hàng hóa trên sổ sách hay không. Hoạt động kiểm kê hàng hóa sẽ đảm bảo người quản lý luôn nắm được số lượng hàng hóa thực tế của doanh nghiệp, tránh việc hao hụt mất mát không đáng có. Đặc biệt, với những kho hàng có số lượng hàng hóa lớn, việc thất thoát hàng hóa do những nguyên nhân như mất trộm hay sai sót khi xuất chứng từ chỉ có thể được phát hiện ra khi kiểm kê hàng hóa thực tế. Hơn nữa, hoạt động kiểm kê hàng hóa thường xuyên cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa, vật tư bị hao mòn, hỏng hóc, giảm giá trị mà chưa được xử lý kịp thời.
Vì vậy bất cứ người quản lý kho nào cũng phải luôn duy trì công tác kiểm kê số lượng hàng hóa thường xuyên theo định kì.
4. Ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý kho bãi hiệu quả. Việc triển khai các ứng dụng phần mềm để thay thế hoạt động ghi chép số liệu thủ công sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót, mất mát.
Tuy nhiên, khi quyết định đầu tư vào phần mềm quản lý, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian để tìm hiểu nhằm khai thác, sử dụng và tối ưu tất cả các tính năng của phần mềm. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng cần xem xét, lựa chọn một nhà cung cấp uy tín, cung cấp giải pháp phần mềm có thể đáp ứng đúng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, đồng thời có đầy đủ các dịch vụ đi kèm như chương trình đào tạo, dịch vụ bảo hành nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí trong quá trình vận hành và quản lý kho.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM