Thuật ngữ “Lean manufacturing” lần đầu xuất hiện năm 1990, trong cuốn sách “The Machine that Changed the World” của tác giả Daniel Jones, James Womack và Danile Roos. Và các nhà sản xuất xe hơi Nhật Bản, đặc biệt là hãng Toyota đã thể hiện một cách mạnh mẽ bằng cách áp dụng các nguyên tắc Sản xuất tinh gọn này từ thập niên 70 - 80.
Lean Manufacturing có các cấp độ khác nhau gồm: lean manufacturing (sản xuất tinh giản), lean enterprise (doanh nghiệp tinh gọn) và lean thinking (tư duy tinh gọn). Mục đích chính của Lean là tập trung nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo ra thêm giá trị cho khách hàng nhưng làm tăng chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ của một tổ chức.
Và để chuyển đổi mô hình sản xuất của doanh nghiệp sang mô hình này không phải dễ dàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có văn hóa doanh nghiệp dẻo dai, sẵn sàng học hỏi và đổi mới.
Sau đây là một số khó khăn các doanh nghiệp có thể gặp phải khi áp dụng mô hình Sản xuất tinh gọn – Lean Manufacturing.
- Thiếu sự hỗ trợ từ chuyên gia
Việc chuyển đổi sang mô hình Sản Xuất Tinh Gọn sẽ dễ dàng hơn nhiều khi áp dụng từ kinh nghiệm thực tiễn của người khác. Hãy chủ động tìm kiếm, gặp gỡ các chuyên gia, chủ doanh nghiệp đã có kinh nghiệm trong môi trường chuyển đổi này. Chúng ta có thể tham gia các buổi chia sẻ, tọa đàm, gặp trực tiếp chủ doanh nghiệp và cũng có thể tham gia các khóa học để chuyên gia có thể đưa cho bạn lời khuyên cụ thể hơn trong mỗi giai đoạn dự án chuyển đổi sang mô hình này.
- Sức mạnh của tập thể nhân viên là sự cần thiết
Đối với việc chuyển đổi sang mô hình Sản Xuất Tinh Gọn không thể nào tránh khỏi những bất cập trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp. Có những nhân viên lâu năm đã quá quen với cách làm việc cũ hoặc không hứng thú với hình thức mới sẽ gây khó khăn trong việc thay đổi. Vì vậy mà người lãnh đạo cần có những kinh nghiệm nhất định trong việc quản lý và thuyết phục để có thể tạo động lực cho nhân viên của mình. Một doanh nghiệp có văn hóa doanh nghiệp dẻo dai, sẵn sàng học hỏi, thay đổi sẽ có lợi thế lớn. Như doanh nghiệp Toyota luôn sẵn sàng chia sẻ mô hình Sản xuất tinh gọn của mình ra bên ngoài, nhưng họ luôn nhấn mạnh vào việc luôn phải cọ xác phương thức vào trong công việc, luôn cải tiến thay vì chỉ sao chép mà không ánh xạ với tình hình thực tế tại doanh nghiệp.
- Thách thức trong việc thiết kế, hoạch định công việc
Để thực hiện đúng theo mô hình Lean, tránh lãng phí tốt cần có một bản kế hoạch thật chặt chẽ và chi tiết. Hoạch định dòng công việc là tạo và duy trì liên tục dòng sản phẩm nên cần phải có kế hoạch sản xuất ngay từ đầu để tránh phát sinh lỗi không mong muốn. Và trong quá trình sản xuất, cung ứng thì cũng cần điều chỉnh kế hoạch tạm thời phù hợp với hoàn cảnh của doanh nghiệp.
- Vấn đề trong cung ứng
Theo trong mô hình Lean, loại bỏ lãng phí là khi ta cung cấp cho khách hàng thứ họ muốn và đúng sản lượng – không thừa trong lưu kho và giảm thời gian chờ. Chính vì thế mà chỉ có một lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ. Vì vậy phải phụ thuộc khá nhiều vào nhà cung ứng để tránh gây gián đoạn dòng cung cấp. Nếu chẳng may quy trình cung ứng hay công nhân đình công thì khiến lượng hàng bị ảnh hưởng và toàn bộ dây chuyền sản xuất phải dừng lại. Đôi khi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng sẽ gặp khó khăn vì nhà cung ứng không chịu giao hàng với một số lượng ít hoặc lịch trình giao khó khăn.
- Gặp khó khăn trong vấn đề phân quyền, giao quyền
Hầu hết các doanh nghiệp Việt vẫn đang hoạt động theo lối truyền thống. Công nhân của họ chỉ đảm nhận và làm theo công việc được giao, chưa được khuyến khích đưa ra sáng kiến. Cũng như từ những người công nhân tay nghề giỏi, thâm niên được đưa lên vị trí quản lý và họ chưa biết cách để phân quyền. Doanh nghiệp cần nhận thức được tình trạng thực tại của doanh nghiệp mà có hướng đi cụ thể, vận dụng phương thức mới mới hiệu quả được.
- Chi phí vận hành
Để chuyển đổi sang mô hình mới thì chi phí ban đầu là vấn đề không thể tránh khỏi. Những trang thiết bị, cơ sở cũ phải được sửa sang, làm mới và thậm chí thay đổi toàn bộ nếu cần thiết. Chi phí để đào tạo nhân lực, thuê các chuyên gia,… cũng cần được tính toán một cách cẩn thận, để không làm doanh nghiệp bị đình trệ trong quy trình chuyển đổi.
Để thực hiện hiệu quả mô hình Sản Xuất Tinh Gọn thì doanh nghiệp ngoài chú ý những thách thức mà trường SAM gợi ý thì một giả thuyết quan trọng nữa cần quan tâm đó là: Doanh nghiệp phải coi chiến lược Sản Xuất Tinh Gọn là một chiến lược dài hạn và phải tính đến cả trường hợp từ bỏ một số lợi ích ngắn hạn để xây dựng bền vững mô hình này trong doanh nghiệp.