Việc sắp xếp và tổ chức kho luôn là một vấn đề nan giải của rất nhiều doanh nghiệp Việt. Khi doanh nghiệp còn ở quy mô sản xuất nhỏ, việc sắp xếp kho còn đơn giản do khối lượng hàng hóa ít, nhưng khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng nóng, ban lãnh đạo cũng như công nhân mới nhìn ra được những ảnh hưởng nghiệm trọng đến dây chuyền cung ứng từ việc kho tổ chức thiết logic và hợp lý.
Bởi lẽ số lượng công nhân trong kho thường nhỏ hơn so với các tổ sản xuất khác, trong khi công việc 5S lại rất nhiều, chưa kể đến việc nhập kho, xuất kho liên tục trong ngày dẫn đến công nhân viên khó có thể tự biết cách sắp xếp công việc để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp Việt nên xây dựng hệ thống tổ chức kho có tổ chức và kế hoạch ngay từ hôm nay để tránh khi vấn đề nghiêm trọng phát sinh mới bắt tay vào xử lý.
Nguyên tắc tam định
Nói một cách cơ bản, mục tiêu của việc sắp xếp kho là đảm bảo 3 tiêu chuẩn sau đây:
- Biết tên các vật dụng, hàng hóa trong kho (What?)
- Biết rõ vị trí của từng vật dụng, hàng hóa (Where?)
- Biết rõ số lượng của từng vật dụng, hàng hóa (How many?)
Nguyên tắc tam định đơn giản là thế, tuy nhiên rất nhiều người lại chưa nhận thức được việc này trong xuyên suốt quá trình tổ chức kho. Việc luôn suy nghĩ trước, trong và sau khi xếp hàng hóa trong kho để đảm bảo nguyên tắc tam định là rất cần thiết và phải qua học tập, rút kinh nghiệm mới có thể hình thành tư duy được.
Vậy, để đạt được nguyên tắc tam định, người quản lý kho cần làm gì?
>>>> Tham khảo thêm : Quản trị kho bãi chuyên nghiệp
1. Ghi chép thẻ kho
Việc ghi chép thẻ kho nhằm mục đích tính thông tin logic và rõ ràng trong kho, nhằm giúp bất kỳ ai cũng có thể hiểu và nắm bắt được tình hình hàng hóa trong kho. Vì vậy, việc cập nhật thẻ kho đúng và liên tục là rất cần thiết.
Một lưu ý trong xuất nhập kho là cần tuân theo nguyên tắc FIFO – Nhập trước xuất trước (First In First Out)
2. Sắp xếp hàng hóa trong kho
Dùng các chữ cái như A, B, C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ… Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ vị trí và sử dụng mũi tên để dễ hình dung. Bảng layout kho nên được đặt khu vực dễ thấy, gần lối vào nhưng không ảnh hưởng đến việc sắp xếp, di chuyển hàng hóa trong kho.
Thủ kho là người chủ động và có các hướng để sắp xếp hàng hóa trong kho. Một khi thay đổi cách thức sắp xếp hoặc phát sinh hàng hóa thì người thủ kho cũng phải nhanh chóng cập nhật vào sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật đề phòng sự nhầm lẫn.
Việc lập layout sẽ giúp bất kỳ người nào vào kho (khi được chỉ định) sẽ nắm bắt được bố cục kho ngay từ khi bước vào. Tránh lãng phí thời gian khi phải hỏi người phụ trách kho và có thể tìm kiếm, sắp xếp hàng hóa theo quy định từ trước.
- Các nguyên tắc xếp hàng trong kho
Nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo tiêu chuẩn hàng nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau: Đây là nguyên tắc được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng trong việc quản lý hàng tồn kho hiện nay. Dựa theo Nguyên tắc sắp xếp kho hàng này bạn có thể kiểm soát được rất nhiều vấn đề liên quan đến lô hàng tồn kho như: Kiểm soát được thời hạn bảo hành của hàng hóa, Thời hạn có thể khiếu nại hãng về các vấn đề liên quan đến hàng hóa, Tránh được việc hàng hóa tồn trong kho quá lâu có thể gây hỏng hóc, biến chất…
Nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo nhu cầu kinh doanh của đơn vị: Trong một số trường hợp chúng ta cần sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc phục vụ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên tắc sắp xếp kho hàng này phù hợp với những loại hàng hóa nhập khẩu phục vụ các dự án kinh doanh đã được ký kết từ trước, khi nhập hàng về có thể triển khai bán hàng luôn mà không cần theo nguyên tắc nếu trên
Nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo số lượng hàng và kiểu cách hàng hóa: Theo Nguyên tắc sắp xếp kho hàng này với mỗi loại hàng hóa cần được sắp xếp sao cho phù hợp nhất như: những hàng hóa rễ bị ẩm mốc cần được xếp trên giá kệ, những mạt hàng nhỏ có thể cho trong tử cho dễ quản lý….
Nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo diện tích kho hàng hiện có:. Nguyên tắc sắp xếp kho hàng này thường được áp dụng đối với những kho hàng nhiều tầng, khohàng có diện tích chật hẹp. khi nhập hàng mới chúng ta thường xuyên phải làm công việc sắp xếp lại kho hàng sao cho tôi ưu diện tích kho có sẵn nhưng vẫn đảm bảo nhập xuất hàng được nhanh nhất
Nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo hệ thống quản lý kho hàng của doanh nghiệp: Theo nguyên tắc này sẽ tùy vào có chế quản lý hàng hóa của doanh nghiệp cụ thể như có doanh nghiệp chỉ quản lý số lượng hàng tồn kho nhưng cũng có những doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn họ muốn quản lý cả thông tin chi tiết của những sản phẩm tồn kho.
Nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo hãng sản xuất: Trong thực tế có thể một công ty kinh doanh thương mại có thể nhập hàng từ nhiều hãng khách nhau nếu hàng hóa nhập về không được phân loại và sắp xếp theo khu vực thật sự đến lúc cần xuất hàng có thể bạn không tìm thấy mặt hàng đó ở đâu. Việc này trong thực tế diễn ra thường xuyên
Nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo nguồn gốc xuất sứ hàng hóa: Có thể thấy ngay rằng cùng một mắt hàng nhưng xuất xứ từ các nược xuất khẩu khác nhau có thể có một mức giá khác nhau. Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn xuất hàng đúng theo giá của sản phẩm mà khách hàng đặt mua.
3. Kiểm kê kho
Việc kiểm kê kho hải được thực hiện thường xuyên và liên tục: theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm. Ở mỗi mức thì mức độ kiểm kê hàng cũng khác nhau tùy vào cách sắp xếp hàng đã được đề cập ở trên.
Việc kiểm kê nhằm 2 mục đích:
- Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế và số lượng hàng hóa trên sổ sách
- Loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong kho tuân theo tiêu chuẩn S1 trong 5S. Gắn thẻ đỏ cho những vật dụng không cần thiết để xử lý hoặc loại đi.
Bằng cách áp dụng các nguyên tắc trên đây, chúng tôi tin rằng bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ tổ chức và triển khai 5S trong kho một cách hiệu quả nhất, hoạt động duy trì và cải tiến trong kho cũng sẽ từ đó có thể được đẩy mạnh và phát triển.
>>>> Quản trị kho bãi đúng chuẩn
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM