Ngày nay việc giao tiếp trong kinh doanh rất quan trọng và cần thiết tại các doanh nghiệp. Việc giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống hằng ngày không giống nhau. Nếu cuộc sống hằng ngày bạn có thể nói những câu nói xã giao, vui nhộm để nói chuyện với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thì kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh không giống như vậy. Cùng Trường SAM tìm hiểu kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là gì? Đặc điểm và làm sao để giao tiếp trong kinh doanh. Và những nguyên tắc để giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả hơn nhé.
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là gì ?
Giao tiếp trong kinh doanh là một trong những kỹ năng quan trọng và thiết yếu của con người. Vậy giao tiếp trong kinh doanh là quá trình chia sẻ, trao đổi, tiếp xúc giữa con người với nhau để trao đổi những thông tin, thông điệp tích cực, là quá trình trao đi và nhận lại những phản hồi giữa các chủ thể với nhau nhằm đạt mục đích giao tiếp nhất định trong hoạt động kinh doanh.
Đặc điểm để giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả
Đầu tiên, giao tiếp trong kinh doanh mang tính nhận thức cao, mỗi người đều nhận thức được mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung và tiến trình giao tiếp cần nói. Trong quá trình trao đổi các thông tin, mỗi người đều phải nắm bắt được những thông tin liên quan đến chủ đề giao tiếp, tiếp thu và hoàn thành các mục tiêu giao tiếp đã đặt ra.
Thứ hai, khi giao tiếp trong kinh doanh giúp bạn thu thập thông tin và truyền tải rõ ràng cho mọi người, từ người này sang người khác.
Thứ ba, giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ đa chiều bao gồm nhiều thành phần tham gia và mang tính xã hội như: mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau, mối quan hệ giữa doanh nghiệp với đối tác,đối thủ. Thông qua việc giao tiếp trên sẽ giúp mọi người hiểu nhau hơn về và từ đó sẽ chủ động hơn cho những lần giao tiếp sau.
Thứ tư, mỗi cá nhân trong giao tiếp đều mang một màu sắc riêng biệt. Mỗi người sẽ lan truyền cảm xúc và tâm trạng khác nhau tới mọi người. Trong giao tiếp con người có khả năng đồng cảm khi chia sẻ và khi tiếp xúc tâm trạng của người này sẽ ảnh hưởng đến người khác.
10 Nguyên tắc khi giao tiếp trong kinh doanh mang lại hiệu quả
1. Ngôn ngữ hình thể trong giao tiếp
Ngôn ngữ hình thể là điều đầu tiên cần thiết khi giao tiếp trong kinh doanh. Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng bạn nên để lại ấn tượng ngay từ cái nhìn đầu tiên và dĩ nhiên không phải bạn ăn mặc lôi thôi khi tới gặp khách hàng. Có thể bề ngoài bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng chỉ cần bạn chỉnh chủ sẽ là điểm cộng tốt trong mắt khách hàng.
Ngoài trang phục, bạn cần chú ý đến biểu cảm của khuôn mặt, cách đi lại. Những điều này tưởng chừng như rất nhỏ nhưng đó lại là mấu chốt mở đầu cho cuộc giao tiếp thành công.
2. Chuẩn bị trước cho câu chuyện cần giao tiếp
Khi giao tiếp với khách hàng bạn thật sự cần sự rõ ràng và chính xác. Để không làm mất thời gian và bạn có thể làm chủ cuộc trò chuyện của mình hơn thì bạn nên chuẩn bị trước cho câu chuyện mình cần nói.
Bạn nên suy nghĩ trước các câu hỏi sẽ hỏi khách hàng và tự chuẩn bị sẵn các câu trả lời mà khách hàng có thể hỏi bạn. Việc làm này sẽ giúp cuộc giao tiếp trở nên suôn sẻ, bạn sẽ tự tin hơn khi đứng trước khách hàng và khách hàng cũng sẽ có cái nhìn và đánh giá cao khả năng của bạn.
3. Luôn luôn nở nụ cười và chào khách hàng một cách thiện cảm
Khi gặp một ai đó không riêng gì gặp khách hàng, bạn không thể nào giữ khuôn mặt nghiêm khắc và lạnh lùng mà hãy nở cụ cười, bắt tay chào khách hàng một cách thiện cảm để khách hàng thấy sự gần gũi và nhiệt tình của bạn. Làm như vậy bạn sẽ tạo được thiện cảm tốt với khách hàng và cũng là cách để bạn giao tiếp thành công hơn.
4. Sử dụng ngôn từ linh hoạt, chính xác và đúng lúc
Khi giao tiếp trong kinh doanh ngôn từ rất quan trọng. Bạn nên sử dụng ngôn ngữ một cách chuẩn mực và chính xác trong mọi ngữ cảnh mà bạn giao tiếp. Không phải nói nhiều là bạn hiểu biết nhiều và làm chủ cuộc trò chuyện mà bạn cần phải biết khi nào cần nói khi nào không. Và đặc biệt ngôn ngữ trong kinh doanh cũng cần phải lịch sự và trang trọng hơn những cuộc giao tiếp thông thường khác.
5. Biết lắng nghe khách hàng
Dù bạn là người có làm chủ hay không thì điều quan trọng nhất là bạn phải biết lắng nghe khách hàng của bạn. Bạn không nên dành nói quá nhiều điều này sẽ thiếu tôn trọng đối phương mà bạn cần phải lắng nghe ý kiến của đối phương để biết họ muốn gì, nghĩ gì và cần gì.
6. Thể hiện sự tôn trọng và đặt khách hàng lên hàng đầu
Khi trò chuyện giao tiếp với khách hàng bạn phải chú ý tập trung lắng nghe khách hàng chia sẻ. Bạn không nên nói chuyện với khách hàng mà mắt cứ nhìn về hướng khác hoặc phát ngôn và hành động khó nghe.
7. Đưa ra lời khuyên đúng lúc đúng thời điểm
Giao tiếp kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhẹn nhạy bén và nắm bắt thông tin truyền đạt của khách hàng một cách nhanh chóng. Khi khách hàng nói lên suy nghĩ, ý định của mình bạn hãy lắng nghe cho cẩn thận, rõ ràng và chắc chắn là bạn đã hiểu rõ khách hàng muốn nói. Sau đó bạn hãy từ tốn nhẹ nhàng đưa ra lời khuyên nếu khách hàng muốn nghe ý kiến từ bạn.
Và từ đó bạn có thể đưa ra nhiều giải pháp để hướng khách hành theo sự lựa chọn của mình. Bạn đừng vội phán xét khách hàng cho dù đó là ý tưởng chưa hay hoặc bạn đang có ý tưởng tốt hơn
8. Thể hiện sự nhất quán rõ ràng trong giao tiếp
Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn nói gián tiếp hay vòng vo về vấn đề mà bạn muốn nói, vậy nên cách tốt nhất là bạn nên đi thẳng vào vấn đề chính của câu chuyện cần nói.
Trong kinh doanh việc bạn nói bóng nói gió sẽ làm khách hàng cảm thấy khó chịu và bạn sẽ bị mất điểm khi giao tiếp với khách hàng chỉ vì điều này.
9. Giữ vững quan điểm trong giao tiếp
Đặt khách hàng lên hàng đầu và tôn trọng ý kiến của họ là điều cần thiết để bạn có thể thuyết phục lòng tin của của khách hàng nhưng không vì điều này mà bạn nhường nhịn mà nghe theo ý kiến khách hàng 100%.
Dù bất kỳ trong hoàn cảnh nào bạn bên giữ vững lập trường, kiên định ý kiến của mình. Những khách hàng thông minh là khách hàng chọn đối tác luôn có chính kiến riêng chứ không bao giờ chọn đối tác dễ thay đổi vì sự tác động bên ngoài.
10. Không để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến giao tiếp với khách hàng
Cảm xúc là nhất thời và mỗi người đều có cảm xúc khác nhau. Khi giao tiếp với khách hàng bạn phải tự nhắc nhở bản thân là không để cảm xúc cá nhân chi phối vào cuộc trò chuyện giữa hai bên. Bởi như vậy sẽ ảnh hưởng xấu đến cuộc trò chuyện và khách hàng có thể đánh giá không tốt về bạn.
Cùng nhìn lại các vấn đề trên có thể thấy rằng kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng không nên xem nhẹ nó, bởi vì khi bạn nói ra điều gì với khách hàng nghĩa là bạn đã có dự định và sắp xếp trước.
Bạn không thể nào nói với khách hàng một điều gì đó xong lại nói câu “tôi nhầm”, “đó chưa phải là sự thật”. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và đưa bạn vào thế bị động làm ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp giữa hai bên. Vì vậy hãy rèn luyện tập thói quen giao tiếp ngay từ bây giờ để có thể giao tiếp với khách hàng tốt hơn hiệu quả hơn đem lại nhiều lợi ích cho công ty hơn. Hy vọng bạn sẽ thích bài viết này. Chúc bạn luôn thành công nhé !
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM