Dale Carnegie từng nói: “Khoảng 15% thành công của một người đến từ tri thức kỹ thuật và 85% đến từ kỹ năng trong mối quan hệ với con người – từ tính cách và khả năng dẫn dắt người khác”.
Chính vì vậy, việc hướng dẫn, dẫn dắt người khác cùng thực hiện công việc có vai trò quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng công việc và cả hiệu quả làm việc. Công việc đó có hoàn thành đúng kế hoạch không ? Công việc đó có đạt được mục tiêu đã đặt ra hay không ? Điều phụ thuộc vào cách bạn hướng dẫn, kèm cặp nhân viên của mình.
Hướng dẫn công việc là gì ? Và khi nào ta thực hiện hướng dẫn công việc ?
Hướng dẫn công việc là phương pháp hướng dẫn chi tiết, cụ thể, rõ ràng từng bước phải thực hiện chính xác công việc, nhiệm vụ cụ thể nào đó. Quy trình hướng dẫn thường được trình bày dưới dạng mô tả theo từng bước thực hiện. Đây là một phương pháp đơn giản, dễ thực hiện và mang lại hiệu quả cao nhằm xây dựng một đội ngũ nhân viên thạo việc, giảm lãng phí, tránh việc phải điều chỉnh quá nhiều lần, làm đi làm lại, ít hư hỏng và tăng năng suất lao động.
Thường phương pháp này được sử dụng để đào tạo nhân viên mới, người học việc tại các doanh nghiệp. Hoặc dùng để nâng cao tay nghề hoặc nâng cấp trình độ cho những nhân viên có tiềm năng.
Lợi ích của việc hướng dẫn công việc
Nhằm phát triển nhân viên, kết nối, gắn bó, tăng động lực làm việc và tăng năng suất. Mang lại lợi ích cho cả cấp dưới, cấp trên và tổ chức:
Nhân viên: nâng cao năng lực bản thân, hiệu quả công việc cao, hiểu và biết sẽ làm cho nhân viên yêu thích công việc của mình hơn.
Trưởng nhóm: cơ hội để phát triển khả năng lãnh đạo, giảm thời gian giám sát công việc, tăng thành tích, có cơ hội thăng tiến trong công việc.
Tổ chức, doanh nghiệp: tăng năng suất lao động, giữ được người tài, giảm chi phí sản xuất, góp phần tạo nên sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức.
Các giai đoạn thực hiện hướng dẫn công việc
1. Lập kế hoạch hướng dẫn công việc
- Phân tích nhu cầu hướng dẫn công việc. Nhằm xác định đích đến, cần hướng dẫn đến đâu. Hiểu người học đang ở trình độ nào mà có cách tiếp cận, ngôn ngữ phù hợp để hướng dẫn họ. Biết được cần hướng dẫn gì cho nhân viên của mình (kiến thức, kỹ năng, thái độ).
- Lập bảng xác định năng lực của nhân viên. Được xây dựng dựa trên năng lực làm việc và mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân.
- Xâu dựng bảng hướng dẫn công việc. Bao gồm các bước thực hiện, điểm lưu ý, lý do thực hiện. Để nhân viên chẳng những nắm tốt mà còn hiểu rõ các công việc phải thực hiện.
2. Tiến hành hướng dẫn công việc
Hướng dẫn công việc được thực hiện qua 4 bước:
Bước 1: chuẩn bị
Bắt đầu bằng một câu chào hỏi nhân viên của mình, nhằm tạo không khí thoải mái, giúp họ tự do bày tỏ ý kiến/thắc mắc của họ trong suốt quá trình học việc. Tiếp đến ta sẽ giải thích cho họ hiểu được tầm quan trọng của công việc, nói cho họ biết sẽ phải làm gì, mục tiêu cần phải đạt.
Hãy đặt mình vào vị trí người học và bắt đầu hướng dẫn họ.
Bước 2: giải thích, làm mẫu
Bạn hãy giải thích trình tự thao tác theo bảng hướng dẫn công việc. Bắt đầu làm mẫu lần đầu tiên nhưng không nói. Làm mẫu lần 2 và nói trình tự lí do. Làm mẫu lần thứ 3 và giải thích ý nghĩa, điểm lưu ý, nhớ kiên nhẫn, khuyến khích người học có thắc mắc để bạn giải thích họ sẽ càng nắm kỹ công việc hơn.
Nhớ luôn khuyến khích tương tác 2 chiều, hỏi lại để xác nhận hiểu đúng.
Bước 3: cho làm thử
Bắt đầu cho học viên làm thử và quan sát, hướng dẫn họ sửa chữa. Yêu cầu họ vừa làm vừa nói trình tự và giải thích mục đích. Và lặp đi lặp lại cho đến khi họ nhớ việc.
Cố gắng hướng dẫn để không thỉ học làm đúng mà còn phải hiểu được lý do của từng bước thực hiện.
Bước 4: kiểm tra
Chính thức cho họ tiến hành bắt tay vào làm việc chính thức, thường xuyên hỏi nhằm kiểm tra lại quy trình làm việc, khuyến khích họ đặt câu hỏi nếu trong quá trình làm việc phát sinh những vấn đề họ thắc mắc.
Theo dõi, hỗ trợ họ cho đến khi học viên quen và thành thạo công việc.
3. Đánh giá hướng dẫn công việc
Mục đích nhằm đánh giá hiệu quả của buổi hướng dẫn công việc. Xem lại kết quả thực hiện công việc của nhân viên xem đã đạt mục tiêu đặt ra chưa. Thăm dò phản hồi của người học về: người hướng dẫn, cách hướng dẫn, mức độ tiếp thu,… Để ghi nhận những góp ý và cải tiến để tốt hơn.
Hướng dẫn công việc cho nhân viên là việc rất cần thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào nhằm đạt hiệu quả công việc cao hơn. Do đó, điều quan trọng là cần nắm vững các phương pháp để có thể hướng dẫn nhân viên một cách hiệu quả và thành công.
Hi vọng, với những thông tin trên mà Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM vừa chia sẻ sẽ giúp ích cho các Anh/Chị trong quá trình hướng dẫn nhân viên của mình.
Chúc các Anh/Chị thành công !
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM